Aide financière

Aux fins des présentes règles, on entend par :  

• « personne engagée à honoraires inscrite » : une personne dont les services sont retenus pour l’exécution d’un contrat et qui est inscrite au registre de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ);  
• « personne engagée à honoraires non inscrite » : une personne, dont les services sont retenus pour l’exécution d’un contrat, qui n’est pas inscrite au registre de la TPS et de la TVQ.  

• Les honoraires du représentant d’un organisme de culture scientifique demeurent à la discrétion de l’organisme. Toutefois, les dépenses admissibles ne peuvent excéder 536 $ par jour de travail par personne.
• Si l’organisme de culture scientifique est assujetti aux taxes, ces dernières sont ajoutées aux honoraires et constituent une dépense admissible.
• La journée de travail comporte un maximum de trois ateliers d’une heure par jour ou de deux ateliers de deux heures par jour.

Les frais de déplacement remboursés à une personne engagée à honoraires inscrite doivent exclure la TPS et la TVQ qu’elle a payées par rapport à ces frais.  

Les frais de transport engagés par des représentants d’organismes pour se rendre à l’école dans le cadre d’un atelier constituent des dépenses admissibles. 

Les moyens de transport utilisés doivent être les plus économiques.  

Aucuns frais de transport ne sont payables pour un déplacement à l’intérieur d’un parcours routier de 16 kilomètres entre le principal établissement de la personne et la destination.  

Les indemnités applicables pour l’utilisation d’un véhicule automobile personnel sont les suivantes :  

• personne engagée à honoraires inscrite : 0,520 $ du kilomètre;  
• personne engagée à honoraires non inscrite : 0,590 $ du kilomètre.  

Aucuns frais de séjour ne sont payables lorsque les activités se situent à l’intérieur d’un parcours routier de 16 kilomètres entre le principal établissement de la personne et la destination, et ce, par la route la plus directe.  

Une indemnité journalière, qui inclut les frais d’hébergement et de repas, est versée à titre de frais de séjour, et ce, pourvu qu’une preuve de déplacement soit présentée. Cette indemnité journalière ne comprend pas la taxe d’hébergement qui peut, lorsqu’elle est appliquée, être remboursée en sus.

Pour chaque période complète de 24 heures de voyage :

Pour tout voyage de 12 à 24 heures ou pour toute période de voyage qui s’ajoute à une ou plusieurs périodes complètes de 24 heures de voyage :

• le plein montant de l’indemnité prévue, lorsque la période en cause est d’au moins 12 heures et comporte la location d’une chambre d’hôtel, avec reçu à l’appui;  
• 50 % du montant de l’indemnité prévue, lorsque la période en cause est d’une durée d’au moins 12 heures et ne comprend ni coucher ni location de chambre d’hôtel ou encore lorsqu’elle est d’une durée de 12 à 18 heures et comprend un coucher.  

L’indemnité journalière n’est pas applicable aux périodes de voyage de moins de 12 heures. Dans ces cas, seuls les frais de repas sont remboursables jusqu’à concurrence des montants maximaux admissibles suivants, incluant les pourboires :  

• L’organisme de culture scientifique a droit à un remboursement pour les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable spécialisé et les frais de location d’équipement dont il est responsable. L’achat de livres constitue aussi une dépense admissible. Le besoin doit être déterminé après entente avec l’école. Une justification des dépenses est requise. 
• Le CSS, la CS ou l’école a la responsabilité d’acheter les livres conformément à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1) et à ses règlements. Les établissements scolaires doivent se procurer les livres associés aux visites d’écrivains auprès d’une librairie agréée de leur région administrative. 
• L’organisme de culture scientifique a la responsabilité d’acheter, de louer et de transporter le matériel qu’il lui faut. Il peut toutefois demander le soutien du personnel de l’école, si nécessaire.

Les coûts liés à l’admission des élèves et des enseignants pour la visite des organismes de culture scientifique sont admissibles à l’aide financière.

L’école, le CSS ou la CS doivent s’assurer que la somme par élève dépensée pour une activité est raisonnable.

Les frais de transport des élèves vers les organismes de culture scientifique constituent des dépenses admissibles. 

Les moyens de transport utilisés doivent être les plus économiques.

Les frais de préparation et d’administration énumérés ci-dessous sont admissibles et ne doivent pas dépasser 15 % du total des autres dépenses admissibles :

• les frais de suppléance qui permettent au personnel enseignant de participer aux différentes phases des projets;
• les frais de soutien technique et informatique pour les ateliers réalisés par visioconférence;
• la papeterie, l’impression de documents, les photocopies.