Aspects administratifs

Les projets doivent tenir compte des normes et des modalités du volet Thématiques et interdisciplinarité. Lorsque la réponse à la demande d’aide financière est connue, les écoles et les centres de services scolaires (CSS) ou les commissions scolaires (CS) peuvent amorcer leur projet. Un contrat de service doit être conclu entre le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement et le prestataire de services culturels. Avant la réalisation du projet, les parties doivent convenir des éléments suivants :

• les dates du projet;
• le nombre de semaines du projet, consécutives ou non;
• les honoraires et les dépenses afférentes;
• les modalités de paiement;
• le matériel requis et les modalités liées à l’achat, qui prennent en compte les besoins du partenaire culturel pour la mise en œuvre du projet;
• les obligations et les responsabilités du CSS ou de la CS et du partenaire culturel;
• les droits d’auteur et la diffusion de l’œuvre;
• les clauses de résiliation et de cession de contrat ainsi que d’annulation en cas de force majeure.

Le contrat doit être adapté pour convenir au caractère unique de chacun des projets. Pour certaines notions de droit, il pourrait être nécessaire de demander l’avis d’un professionnel du milieu juridique.

Pour toute question relative à la gestion contractuelle, il faut communiquer avec le conseiller en gestion contractuelle de son CSS, de sa CS ou de son établissement.

Les écoles, les CSS et les CS peuvent demander une vérification des antécédents judiciaires des artistes et des écrivains avant de leur permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais relatifs à cette vérification sont à la charge des artistes et des écrivains et les procédures sont propres à chaque CSS, CS ou établissement d’enseignement.

• Sauf indication contraire de la part du partenaire culturel, le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement ne doit effectuer aucune retenue à la source lors du paiement des honoraires.
• Le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement appliquera les règles de gestion en vigueur et conviendra avec le partenaire culturel des modalités de versement de son allocation forfaitaire. 
• Les partenaires culturels doivent obtenir le paiement des honoraires et des dépenses engagées au plus tard 30 jours après la fin du projet, dans la mesure où toutes les pièces justificatives requises auront été fournies à la satisfaction de l’organisme scolaire.

• Aucun rapport officiel n’est exigé à la fin d’un projet. Toutefois, un questionnaire d’appréciation sera envoyé aux établissements scolaires et aux partenaires culturels en vue de recueillir leurs commentaires sur leur expérience.
• Les pièces justificatives des dépenses engagées doivent être conservées puisqu’elles pourraient être demandées aux partenaires scolaires et culturels par le Ministère.