Aspects administratifs

• L’école doit communiquer avec le partenaire culturel dès que la réponse à la demande d’aide financière est connue. Si la demande est refusée, la direction de l’école ou une personne désignée par celle-ci doit en aviser le partenaire culturel, qui pourra alors libérer les dates réservées pour l’atelier.
• Un contrat de service doit être conclu entre le centre de services scolaire (CSS), la commission scolaire (CS) ou l’établissement d’enseignement privé agréé aux fins de subventions et le prestataire de services culturels. Pour toute question relative à la gestion contractuelle, il faut communiquer avec la conseillère ou le conseiller en gestion contractuelle de son CSS, de sa CS ou de son établissement.
• Le contrat doit tenir compte des normes et des modalités du volet Ateliers culturels à l’école et préciser les points sur lesquels les deux parties se sont entendues, par exemple :
  • les dates du projet;
  • le nombre d’ateliers;
  • le nombre de jours;
  • les honoraires et les dépenses afférentes;
  • les modalités de paiement;
  • les obligations et les responsabilités du CSS ou de la CS et du partenaire culturel;
  • le matériel requis et les modalités liées à l’achat, qui prennent en compte les besoins du partenaire culturel pour la mise en œuvre du projet;
  • les droits d’auteur, s’il y a lieu;
  • les clauses de résiliation, de cession de contrat et d’annulation en cas de force majeure.
• Si l’atelier est réalisé par visioconférence, les parties doivent s’entendre sur les aspects suivants avant la réalisation du projet :
  • le matériel nécessaire : ordinateur, caméra, micro, haut-parleurs, tableau ou écran blanc, etc. Certains outils peuvent être utilisés pour optimiser la rencontre (ex. : caméra 180 degrés ou pivotante sur pied, micro de conférence, casque-micro ou écouteurs);
  • une connexion Internet optimale. Une connexion rapide avec large bande passante et fil est recommandée;
  • la plateforme numérique à utiliser.
• Les honoraires sont versés aux artistes et aux écrivains dans un délai ne dépassant pas 30 jours. Sauf indication contraire de la part du partenaire culturel, le CSS ou la CS ne doit effectuer aucune retenue à la source lors du paiement.
• L’école doit vérifier si le CSS ou la CS exige la production d’une facture regroupant toutes les dépenses admissibles pour effectuer le paiement à la fin du projet.
• Pour faciliter le paiement du partenaire culturel, l’école doit vérifier si le CSS ou la CS a d’autres exigences administratives.
• L’école, le CSS ou la CS peut demander une vérification des antécédents judiciaires de l’artiste ou de l’écrivain avant de lui permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais découlant de cette vérification sont à la charge de l’artiste ou de l’écrivain, et les procédures sont propres à chaque CSS, CS ou établissement d’enseignement privé agréé aux fins de subventions.
• L’artiste, l’écrivain ou l’organisme culturel qui fait l’objet d’une plainte pour un motif valable à la suite d’un atelier tenu dans une école pourrait avoir à fournir des explications ou à revoir l’atelier proposé pour demeurer inscrit au Répertoire culture-éducation. En cas de récidive, son nom pourrait en être retiré.

Rapport sur l’utilisation de l’aide financière

Centres de services scolaires (CSS) et commissions scolaires (CS)

Les CSS et les CS qui reçoivent un soutien financier dans le cadre de ce programme doivent, au plus tard le 15 juillet de l’année scolaire en cours, remplir le questionnaire de reddition de comptes sur le portail CollecteInfo.

Établissements d’enseignement privés agréés aux fins de subventions

Les établissements d’enseignement privés agréés aux fins de subventions n’ont pas à remplir de rapport sur l’utilisation des sommes reçues. Toutefois, la Direction des programmes d'études en formation générale des jeunes peut effectuer une vérification des dépenses relatives aux demandes pour lesquelles un soutien financier a été accordé. Les établissements doivent donc conserver les pièces justificatives liées à toute demande pendant une période de trois ans, pour référence ultérieure.