Glossaire

Acquisition

Le mot « acquisition » désigne aussi bien l'action d'acquérir un document que le document lui-même. Par une acquisition, la bibliothèque ou le centre de documentation devient propriétaire d'une œuvre. L'acquisition se fait habituellement par achat.

Adresse bibliographique

L'adresse bibliographique est une expression technique qui désigne l'ensemble des renseignements utilisés pour identifier l'origine d'un document : ville de publication : maison d'édition, date de publication. Dans une notice catalographique, une ponctuation particulière doit être respectée : « : » entre la ville et la maison d'édition et « , » entre la maison d'édition et la date de publication. Cette même ponctuation est souvent utilisée dans les notices bibliographiques.

Banque de données

Une banque de données est un ensemble de données relatif à un domaine défini de connaissances et organisé pour être offert en consultation à des utilisateurs.

Base de données

Une base de données est un ensemble de données organisé en vue de son utilisation par des programmes et de manière à faciliter l'évolution indépendante des données et des programmes.

Bibliographie

Une bibliographie est une liste de notices bibliographiques et de descriptions de documents, classées selon certains critères.

Bibliothèque du Congrès (Library of Congress)

Le système de classification de la Bibliothèque du Congrès (Library of Congress) a été mis au point par Herbert Putnam en 1897.
Ce système est alphanumérique.

Il compte 21 catégories indiquées par des lettres de A à Z (les lettres I, O, W, X et Y ne sont pas utilisées). Chacune de ces catégories peut être subdivisée en ajoutant une ou deux lettres et une suite de chiffres.

• A : Généralités
• B : Philosophie, psychologie, religion
• C : Sciences auxiliaires de l'histoire
• D : Histoire générale et histoire de l'Europe
• E : Histoire de l'Amérique (généralités et États-Unis)
• F : Histoire de l'Amérique (autres pays d'Amérique)
• G : Géographie, anthropologie, loisirs
• H : Sciences sociales
• J : Sciences politiques
• K : Droit
• L : Éducation
• M : Musique et musicologie
• N : Beaux-arts
• P : Langage et littérature
• Q : Sciences
• R : Médecine
• S : Agriculture
• T : Technologie
• U : Science militaire
• V : Science navale
• Z : Bibliographies, sciences de l'information et des bibliothèques

Cadre de classement

Un cadre de classement est un schéma rationnel prédéterminé qui sert de guide pour la mise en ordre des documents. La classification d'un document se fait par la consultation d'un cadre de classement : système Dewey ou de la Bibliothèque du Congrès (LC).

Catalogage

Le catalogage est une étape du traitement technique de la documentation qui consiste à élaborer une notice catalographique, c'est-à-dire à rédiger, selon les Règles de catalogage anglo-américaines, la description d'un document. Cette description contient les éléments suivants : les nom et prénom de l'auteur, le titre du document, l'adresse bibliographique, la description physique du document, etc. Sont ainsi consignés tous les détails pertinents qui permettent l'identification sans équivoque de l'ouvrage. La notice catalographique est complétée par la classification et l'indexation.

Catalogue

Le catalogue est constitué de l'ensemble des notices catalographiques d'une collection de documents. Le repérage de ces notices est possible par la recherche dans le catalogue informatisé, recherche habituellement configurée en recherche simplifiée en restreignant l'accès aux index de base : auteurs, titres, sujets, collections ou tous ces index à la fois, ou en mode expert, qui permet à des usagers plus expérimentés de faire des recherches plus complexes. Un catalogue conventionnel sur fiches est constitué de l'ensemble des fiches descriptives des documents. Les fichiers suivants sont gardés à jour en y classant une copie de la fiche catalographique pour chacun des auteurs (collaborateurs, illustrateurs, etc.), une autre pour le titre (et pour chacun des sous-titres), une pour chacun des sujets, une pour chacune des collections, une par cote; c'est le fichier topographique qui constitue l'inventaire du fonds.

Catalogue collectif

Un catalogue collectif est constitué de l'ensemble des notices catalographiques de plusieurs bibliothèques ou centres de documentation. En plus de présenter la description d'un document, le catalogue collectif donne aussi la liste des bibliothèques ou des centres de documentation qui le possèdent.

Chaîne documentaire

La chaîne documentaire peut être définie comme un logigramme des différentes opérations qui sont successivement réalisées pour le traitement d'un document, de la suggestion de son acquisition à sa mise en circulation.

Circulation

La circulation de la documentation, c'est le mouvement des documents. L'ensemble de ces opérations est habituellement exécuté au « comptoir de prêt ». Les principales actions qui s'y déroulent sont le prêt, le retour, la réservation, la mise de côté. En relation avec la circulation de la documentation, la gestion des retards et celle des amendes sont des fonctions accessoires du comptoir de prêt. Dans un autre sens, on parlera des statistiques de circulation, c'est-à-dire d'un rapport quantitatif du nombre de prêts, de retours, de réservations ou de retards pour une période déterminée. Ces statistiques peuvent être établies par types de documents, par catégories d'emprunteurs ou par l'un et l'autre de ces aspects.

Classement

Le classement est synonyme de rangement. Il consiste à mettre des documents dans un ordre déterminé, habituellement en se référant à un cadre de classement. La mise en ordre des documents sur les rayons se fera par ordre de cotes, de titres, de collections ou autrement, selon les documents et les règles propres à chacune des bibliothèques ou à chacun des centres de documentation. Il ne faut pas confondre classement et classification.

Classification

La classification d'un document est une étape du traitement technique de la documentation qui consiste à lui attribuer un indice de classification en se basant sur un cadre de classement. Dans le milieu scolaire, le cadre de classement de la classification décimale de Dewey est habituellement utilisé. Certaines bibliothèques utilisent aussi le système de classification de la Bibliothèque du Congrès (Library of Congress). À cette classification par sujets s'ajoute une classification par auteurs, par l'attribution de l'indice d'auteur Cutter-Sanborn.

Classification décimale

La classification décimale fait référence aux symboles utilisés pour former l'indice de classification. Dans ce cas, on n'utilisera que des chiffres. La classification décimale de Dewey est basée sur un indice de base à trois chiffres qui peut être complété par un groupe de chiffres suivant l'indice de base sous la forme d'un nombre décimal (629.222; 848.914).

Code à barre ou code zébré

Un code à barres ou code zébré est un ensemble de barres verticales, d'épaisseur et d'écartement variables, qui représente un ensemble de lettres ou de chiffres. Ce code est reconnu par un lecteur optique qui interprète l'ensemble des barres et espacements pour leur donner une signification numérique ou alphanumérique, comme si le code avait été écrit au clavier. Habituellement, la signification du code à barres est inscrite au-dessus ou au-dessous du code. L'expression « code à barres » est aussi utilisée pour désigner l'étiquette autocollante sur laquelle le code est imprimé.

Codification

La codification signifie l'action d'attribuer un code ou un numéro à un document. En bibliothéconomie, on utilise habituellement le terme « classification » pour cette action, étant donné que l'attribution du numéro qui identifie le document fait référence à un système de classification, soit le système Dewey ou celui de la Bibliothèque du Congrès.

Collation

La collation est un ensemble d'éléments descriptifs caractérisant un ouvrage en particulier : le nombre de volumes, de pages ou de minutes pour l'audiovisuel, l'indication du format du document, etc.

Cote

La cote représente l'ensemble des symboles (lettres, chiffres ou signes) qui servent à désigner la place d'un ouvrage sur les rayons; c'est en quelque sorte l'adresse du document. Cette cote est habituellement composée de l'indice de classification et de l'indice d'auteur. S'ajoute, à l'occasion, l'année de publication pour distinguer les publications annuelles ou l'indication du volume pour les encyclopédies ou les ouvrages qui en comptent plusieurs. La cote peut aussi désigner l'étiquette autocollante sur laquelle sont inscrits ces indices et qui est apposée sur le document.

Cutter-Sanborn

Le Cutter-Sanborn est considéré comme l'indice d'auteur d'un ouvrage. Cet indice est en général composé de l'initiale du nom de l'auteur et d'une séquence de chiffres (entre 1 et 4) qui permet de placer les auteurs par ordre alphabétique sans avoir à écrire leurs noms. À cet indice s'ajoute la première lettre du titre de l'ouvrage. La table Cutter a été définie en 1880 par Charles A. Cutter. Elle a été ensuite revue par Kate A. Sanborn.

Indice d'auteur

Descripteur

Un descripteur est un mot ou un groupe de mots utilisé pour l'indexation de la documentation. Ces mots sont choisis pour représenter sans ambiguïté une notion apparaissant dans un ouvrage. L'ensemble des descripteurs forme un thésaurus. On peut utiliser le terme « mot-clé » comme synonyme. Dans l'indexation, on utilise aussi des vedettes-matières. Le vocabulaire des descripteurs est plus étendu que celui des vedettes-matières.

Vedette-matière

Dewey

Le système de classification décimale de Dewey a été élaboré par Melvil Dewey (1851-1931) à partir de 1876. Cette table de classification est numérique à trois chiffres. Elle compte dix grandes classes numérotées de 000 à 900. Chacune de ces classes comprend neuf divisions (810, 820, 830, etc.) qui, à leur tour, ont neuf subdivisions (841, 842, 843, etc.). Les dix grandes classes sont les suivantes :

• 000 : Généralités (030 : Encyclopédies)
• 100 : Philosophie (150 : Psychologie)
• 200 : Religions (220 : la Bible)
• 300 : Sciences sociales (390 : Coutumes et folklore)
• 400 : Langage (440 : Langue française)
• 500 : Sciences pures (510 : Mathématique)
• 600 : Techniques (610 : Sciences médicales)
• 700 : Arts (et 790 : Loisirs et sports)
• 800 : Littérature (810 : états-unienne; 840 : française; 860 : espagnole)
• 900 : Géographie et histoire (910 : Géographie; 920 : Biographies; 930 : Histoire du monde ancien; 940 : Histoire de l'Europe; 970 : Histoire de l'Amérique)

Dans la plupart des bibliothèques, la littérature du Canada est classée à part sous : C800 (C810 : Canada en anglais; C840 : Canada en français)

Document physique

Dans un catalogue informatisé, la description du « document physique » est la partie de la base de données (ou une base de données distincte liée à la base des notices catalographiques) où sont consignés les éléments particuliers à une succursale ou à une bibliothèque. Ce sont habituellement le numéro du code zébré (ou code à barres), le code de la succursale, le type de document, la localisation et la cote propre. Les renseignements du document physique complètent ceux donnés dans la description de la notice catalographique.

Élagage

L'élagage est une opération qui consiste à retirer de la collection des exemplaires superflus ou des ouvrages rarement utilisés, vieillis ou détériorés par l'usure.

Étagère

Une étagère est un équipement de bibliothèque constitué de tablettes et de montants. Plusieurs étagères peuvent être regroupées pour former une rangée. Il y a les étagères simples, où l'on peut mettre des documents sur un seul côté, et les doubles, où les montants (et les bases) permettent l'installation de tablettes sur les deux faces.

Rayon

Exemplaire

L'exemplaire est une unité de tirage d'une œuvre. Tous les exemplaires d'un même ouvrage sont identiques et font partie du même tirage. Dans les bibliothèques, il n'est pas habituel d'acquérir des documents en plusieurs exemplaires. Dans certains cas particuliers, on verra à doubler (deux exemplaires) ou à tripler (trois exemplaires) certains titres très en demande.

Fonds

Un fonds est l'ensemble des livres, des périodiques et d'autres documents que possède une bibliothèque. Dans ce sens, on emploie aussi le mot « collection ».

Indexation

L'indexation est l'étape du traitement technique de la documentation qui consiste à identifier les sujets d'une œuvre et à choisir, dans un thésaurus, les descripteurs ou, dans un répertoire de vedettes-matières, les mots ou les termes qui la caractérisent. En général, les bibliothèques francophones utilisent le Répertoire des vedettes-matières de l'Université Laval pour l'indexation.

Indice

Le mot « indice » a deux significations. Ce peut être une valeur utilisée pour représenter une variation. Dans ce sens, on a un indice d'utilité, de valeur ou de qualité. Ce peut être aussi une suite de chiffres, de lettres ou de symboles pour indiquer une classe d'un système de classification : indice de classification (Dewey ou Bibliothèque du Congrès) ou indice d'auteur.

Indice d'auteur

L'indice d'auteur est défini à l'aide de la Cutter-Sanborn Three Figure Author Table.
Exemples :
Demers, Dominique : D3756;
Duval, Jacques : D983;
Leclerc, Félix : L462;
Vigneault, Gilles : V682.

Cutter-Sanborn

Indice de classification (Classificateur)

L'indice de classification est un ensemble des symboles de la notation qui désignent la division précise d'un système de classification. Cet indice représente le sujet principal traité dans le document, que ce soit selon le système de classification Dewey ou celui de la Bibliothèque du Congrès.

L'indice de classification et l'indice d'auteur forment la cote d'un document.

Indice de qualité

L'indice de qualité d'un document peut être considéré comme une indication de l'appréciation de la pertinence de l'ouvrage dans un fonds documentaire et de sa valeur. Cette appréciation peut servir à qualifier différents aspects : la présentation matérielle, le style, le langage, l'illustration, etc. D'autres critères permettent d'apprécier un document audiovisuel, de déterminer sa qualité. Ainsi, l'Office des communications sociales classe les films selon une échelle allant de 1 (chef-d'œuvre) à 7 (navet).

Indice de valeur ou d'utilité

Indice de valeur ou d'utilité

L'indice de valeur ou d'utilité figure habituellement comme complément à la notice catalographique disponible par le Service québécois de traitement documentaire. Il situe le document évalué sur une échelle de 2 à 5. L'indice « 5 » est attribué à un document exceptionnel. Cet indice de valeur ou d'utilité doit être considéré en fonction du public cible. Les indices de valeur ou d'utilité sont les suivants :

• 5 : Très recommandé
• 4 : Recommandé
• 3 : Peut être utile
• 2 : Non recommandé
• D : Valeur et utilité à déterminer localement

Informatisation

Dans le secteur des ressources documentaires, l'informatisation est un processus (ou un ensemble d'opérations) qui est réalisé dans le but de permettre la gestion et le contrôle des opérations de la bibliothèque en utilisant des ressources informatiques. L'informatisation d'une bibliothèque ou d'un centre de documentation compte plusieurs étapes. Parmi celles-ci, il y a la configuration du logiciel pour la saisie et la circulation des documents, la saisie des notices catalographiques des documents (par saisie originale ou par dérivation), la saisie des numéros de codes à barres (documents physiques), la saisie des renseignements concernant les usagers, la préparation matérielle du document (apposition du code à barres), l'impression d'une carte d'emprunteur (avec code à barres) et, dans certains cas, la mise à jour des cotes de classement.

Chaîne documentaire
Logiciel de gestion

Inventaire

Le mot « inventaire » est utilisé pour définir la liste des articles et des objets mobiliers, y compris la documentation. Maintenant que l'ensemble des ressources documentaires est décrit dans des bases de données informatiques, les bibliothèques et les centres de documentation n'ont plus coutume de conserver les listes des titres de leurs documents.Le logiciel de gestion des ressources documentaires offre une fonction dite d'inventaire. Dans le vocabulaire technique des bibliothèques, il s'agit d'une fonction de récolement, de vérification de l'inventaire.

Récolement

Librairie agréée

Une librairie agréée est une librairie qui répond aux exigences de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre et qui, de ce fait, bénéficie de l'agrément du ministère de la Culture et des Communications du Québec. Les établissements d'enseignement sont tenus, par la loi, d'acquérir leur documentation à prix courant et auprès d'au moins trois librairies agréées de leur région administrative .

Logiciel de gestion

Un logiciel de gestion documentaire est un ensemble de programmes informatiques qui permet à un ordinateur d'effectuer les opérations liées à la gestion du fonds documentaire : acquisitions, catalogue, circulation, etc.

Informatisation
Chaîne documentaire

Méthode documentaire

Une méthode documentaire est un document, un guide ou un manuel qui regroupe un ensemble de marches à suivre pour réaliser une opération. Il pourrait contenir des indications sur la sélection et le repérage des ouvrages à acquérir, la conservation de la documentation ou sa circulation, la saisie des données descriptives (notices catalographiques) ou sur d'autres sujets pertinents.

Notice catalographique ou bibliographique

Dans le langage de la documentation, une notice est l'ensemble des éléments descriptifs d'un document ou d'un ouvrage. Une notice bibliographique contient habituellement les données suivantes : les nom et prénom de l'auteur, le titre de l'ouvrage, l'adresse bibliographique (ville de publication, éditeur et date de publication) et le nombre de pages. Dans une notice bibliographique analytique ou descriptive, on ajoutera un commentaire, une analyse ou une évaluation de l'ouvrage. Une notice catalographique est rédigée selon les Règles de catalogage anglo-américaines. Elle doit contenir tous les éléments descriptifs et distinctifs de l'ouvrage, de façon à en permettre une identification précise et sûre. La notice catalographique est habituellement complétée par les éléments descriptifs du document physique : type de document, numéro du code à barres, cote du document, identification de la bibliothèque, etc.

Organisation intellectuelle

L'organisation intellectuelle d'un fonds documentaire se fait habituellement selon un cadre de classement qui vise à répartir et à regrouper les documents selon le sujet traité. Le système de classification décimale de Dewey, système numérique, et le système de classification de la Bibliothèque du Congrès (Library of Congress), système alphanumérique, sont les plus répandus dans les bibliothèques des établissements d'enseignement et les bibliothèques publiques.

Cadre de classement
Dewey
Classification décimale
Bibliothèque du Congrès

Préparation matérielle

La préparation matérielle est un ensemble d'opérations qui permettent de rendre un document prêt à être utilisé. Ce sont habituellement l'apposition de l'ex-libris ou du timbre (estampille) de la bibliothèque ou du centre de documentation, l'inscription de la cote, l'apposition du code à barres, quand la gestion de la circulation est informatisée. Lorsque la gestion des prêts est faite manuellement, il sera nécessaire d'apposer le timbre de la bibliothèque, d'inscrire la cote et de préparer une pochette et une carte de prêt. Peuvent s'ajouter à ces opérations celles reliées à la préservation des qualités matérielles du document : plastification, pose d'un ruban à charnières, etc.

Préparation technique

La préparation technique d'un document est un ensemble d'opérations qui requiert des compétences techniques et professionnelles particulières : le catalogage (rédaction de la notice catalographique), la classification (détermination de l'indice de classification et de l'indice d'auteur), l'indexation (le choix des vedettes-matières, des sujets ou des descripteurs) et, dans certains cas, l'analyse détaillée du document.

Rangement (sur les rayons)

Les mots « rangement » (sur les rayons) et « classement » sont souvent employés l'un pour l'autre. Ils sont presque synonymes. Le rangement signifie mettre en ordre, alors que le classement fait référence à un rangement par classes d'un système de classification.

Rayon

Un rayon est une planche ou une tablette de rangement sur laquelle sont déposés les livres, périodiques et autres documents. L'ensemble des rayons assemblés pour recevoir des documents s'appelle rayonnage.

Étagère

Récolement

Le récolement est l'opération par laquelle on fait la vérification de la conformité des collections d'une bibliothèque avec l'inventaire. On utilise habituellement de façon impropre le mot inventaire pour déterminer cette action. L'inventaire d'une bibliothèque ou d'un fonds documentaire étant la liste exhaustive des titres, cette liste est constituée de l'ensemble des notices catalographiques et des documents physiques du catalogue informatisé ou de l'ensemble des fiches du fichier topographique. Les logiciels de gestion des ressources documentaires ont une fonction qui permet de faire facilement le récolement de la collection ou d'un fonds en lisant l'ensemble de ses codes à barres. Le logiciel fera aussi un rapport des documents introuvables à la fin de l'opération. Ces documents introuvables seront des documents perdus ou des documents dont on aura oublié de lire le code (système de circulation manuel, en réparation, à la reliure, etc.). Dans une bibliothèque ou un centre de documentation qui ne sont pas informatisés, le récolement se fait par une lecture simultanée de la cote et du titre de chacun des documents sur les rayons et sur la fiche descriptive d'inventaire, la fiche topographique.

Signalisation

L'ensemble des indications visuelles utilisées afin de guider l'usager dans la bibliothèque ou le centre de documentation.

Système de classification

Un système de classification est habituellement représenté sous la forme d'un schéma de classification. Les systèmes les plus connus sont le système de classification décimale de Dewey et le système de classification de la Bibliothèque du Congrès.

Thésaurus

Un thésaurus est un ensemble de descripteurs : des mots ou des groupes de mots. Il s'agit d'une liste exclusive de termes à utiliser obligatoirement pour la caractérisation du contenu des documents analysés. En général, un descripteur du thésaurus est plus près du vocabulaire libre que la vedette-matière. Dans l'indexation des articles de revues (Repère), on utilisera habituellement des descripteurs, alors que dans le cas des livres (Choix), des documents audiovisuels (David) et des supports informatiques (Logibase), on se servira de vedettes-matières.

Descripteur
Vedette-matière
Indexation

Tome

Un tome est une division intellectuelle d'un ouvrage qui est établie d'après son contenu, qui est généralement déterminée par l'auteur ou l'éditeur et qui constitue une unité intellectuelle. Cette division ne correspond pas toujours à la division en volumes. Un volume peut comprendre plusieurs tomes.

Traitement documentaire

Le traitement documentaire est l'ensemble des méthodes et des outils utilisés pour traiter soit le support (traitement physique des documents), soit le contenu (traitement de l'information).Le traitement documentaire est habituellement divisé en deux parties distinctes : la préparation matérielle (l'apposition de la cote et du code à barres, la préservation, etc.) et la préparation technique (le catalogage, la classification et l'indexation). Ces opérations font partie de la chaîne documentaire.

Chaîne documentaire
Préparation matérielle
Préparation technique

Vedette-matière

Une vedette-matière est un mot ou un groupe de mots choisi pour représenter, dans un index, un élément ou une notion à l'intérieur d'un document. Généralement, on parle du sujet du document. Le mot ou le groupe de mots pour représenter le sujet est choisi dans un répertoire de vedettes-matières qui donne la liste de ceux acceptés à cette fin ainsi que de ceux rejetés et qui devraient faire l'objet d'un renvoi. Dans l'ensemble des bibliothèques francophones, on utilise le Répertoire des vedettes-matières de l'Université Laval, qui est devenu, au cours des ans, la référence dans ce domaine.

Volume

Un volume est une division d'un ouvrage qui constitue un livre, c'est-à-dire une unité physique. Le terme « volume » peut aussi, dans un sens général, être employé comme synonyme de « livre ». Un volume peut comprendre plusieurs tomes.