Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels
Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels prévoit la diffusion d’un large éventail de documents dans les sites Web des ministères et des organismes gouvernementaux. Cette obligation s’inscrit dans la volonté du gouvernement du Québec d’offrir plus de transparence aux citoyens.
Vous trouverez donc dans cette section des renseignements et des documents produits par le Ministère en lien avec les obligations décrites dans ce règlement.
Demande d'accès aux documents du Ministère
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels précise comment s'exercent le droit à l'information et le droit au respect de la vie privée reconnus par la Charte des droits et libertés de la personne.
Elle reconnaît donc à tout citoyen qui en fait la demande l’accès à un document détenu par le Ministère, qu’il soit de nature administrative ou personnelle, sous réserve des restrictions applicables.
Toutefois, pour obtenir un relevé de notes ou un diplôme, veuillez utiliser les services qui sont directement offerts par les directions responsables de la délivrance de ces documents.
Comment faire une demande d’accès à un document
Accès à un document administratif
Vous devez adresser une demande écrite (par la poste ou par télécopieur) à la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.
Votre demande doit contenir les éléments suivants :
- le titre du document que vous souhaitez obtenir ou une description permettant de l’identifier;
- vos prénom et nom ainsi que vos coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone).
Ces renseignements permettront à la responsable de communiquer avec vous si une précision s’avérait nécessaire et de vous transmettre le document demandé, le cas échéant.
Accès à votre dossier personnel
Vous devez adresser une demande écrite signée (par la poste ou par télécopieur) à la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.
Votre demande doit contenir les éléments suivants :
- la description des renseignements que vous souhaitez obtenir ainsi que la période visée;
- vos prénom et nom ainsi que vos coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone);
- les renseignements permettant de vous identifier pour trouver les documents ou les renseignements recherchés. Veuillez consulter les modèles de demande d’accès pour connaître les détails de ces renseignements.
Pour assurer le maintien de la confidentialité des documents et des renseignements, le Ministère déconseille fortement l’utilisation du courriel pour communiquer avec le responsable, puisque ce moyen de communication n’est pas sécuritaire et qu’il pourrait occasionner un bris de confidentialité.
Traitement d’une demande d’accès
Vous recevrez un accusé de réception de votre demande. Celui-ci fera état de votre requête, indiquera le délai prescrit pour y donner suite et vous informera sur vos droits de recours.
La décision de la responsable vous sera transmise par écrit au plus tard dans les vingt jours suivant la date de réception de votre demande. Dans certains cas, ce délai peut être prolongé de dix jours. Si tel est le cas, vous en serez avisé.
