Foire aux questions – Demande d'une attestation de délivrance de diplôme ou d'un duplicata de diplôme d'études collégiales

Duplicata de diplôme et attestation de délivrance de diplôme

Qu'est-ce qu'un duplicata de diplôme?

Un duplicata de diplôme est un document qui reproduit globalement la forme (format et type de papier, mesures anticontrefaçon, etc.) et le contenu (nom de l'étudiant, du programme d'études, de l'établissement d'enseignement, etc.) du diplôme original. Celui-ci peut être un diplôme d'études collégiales (DEC), un certificat d'études collégiales (CEC) ou tout autre document officiel délivré par le Ministère dans le cadre de la sanction des études collégiales.

Toutefois, il y a quelques différences entre un duplicata et un diplôme original.

  • C'est la date d'impression du duplicata qui est indiquée sur le document et non celle de l'original. Par contre, le trimestre d'obtention du diplôme reste inchangé.
  • Le visuel utilisé pour le duplicata est celui qui est en vigueur lors de l'impression du document. Il peut différer du diplôme original.
  • Le titre et le nom du ministre sur le duplicata sont ceux du ministre actuel.
  • Avant 2012, la signature du sous-ministre figurait aussi sur les DEC. Cette signature sera absente d'un duplicata imprimé aujourd'hui, même si elle figurait sur l'original.
  • La mention « Duplicata » n'est présente que sur le duplicata.

Le duplicata est généralement utilisé pour remplacer le diplôme original qui a été perdu ou détruit. Un duplicata, comme un diplôme ou un permis, est un document personnel qui ne doit pas être transmis à une tierce personne ou à un organisme.

Qu'est-ce qu'une attestation de délivrance de diplôme?

Une attestation de délivrance de diplôme est un document de format lettre standard, dont le contenu certifie qu'une personne a obtenu un diplôme d'études collégiales (DEC, CEC, etc.) du Ministère. Ce document mentionne le nom et le prénom de la personne titulaire du diplôme, le programme d'études suivi, le trimestre d'obtention ainsi que le numéro du diplôme. Ce document est signé et porte le sceau officiel du Ministère.

L'attestation de délivrance de diplôme est généralement utilisée lorsqu'un organisme (par exemple, une université étrangère) ou un employeur requiert une preuve de la sanction des études collégiales.

Contrairement au diplôme original ou au duplicata de diplôme, qui sont des documents personnels, l'attestation peut être transmise à une tierce personne ou à un organisme à titre de preuve que les études ont bien été sanctionnées.

Je postule un emploi et on me demande mon diplôme d'études collégiales (DEC). L'employeur reconnaîtra-t-il l'attestation de délivrance de diplôme?

L'attestation de délivrance de diplôme est reconnue par la très vaste majorité des employeurs du Québec, car elle comporte le sceau officiel du Ministère. Tout organisme peut par ailleurs communiquer avec le Ministère pour se renseigner au sujet de la valeur de cette attestation.

Toutefois, si un employeur ne reconnaît pas l'attestation de délivrance de diplôme et souhaite obtenir votre diplôme, demandez à l'établissement d'enseignement collégial que vous avez fréquenté de produire une copie certifiée conforme de votre diplôme original (ou de votre duplicata de diplôme), que vous devrez fournir pour la reproduction. Le diplôme (ou son duplicata) est un document personnel qui ne doit pas être transmis à une tierce personne ou à un organisme.

J'aimerais étudier dans une université étrangère et on me demande mon DEC. Cette université reconnaîtra-t-elle l'attestation de délivrance?

L'attestation de délivrance de diplôme est reconnue par la plupart des universités étrangères, car elle porte le sceau du Ministère. De plus, lorsqu'une attestation de délivrance de diplôme est fournie dans ce contexte, elle peut, sur demande, être accompagnée d'une note explicative qui atteste que l'établissement collégial fréquenté est reconnu par le Ministère.

L'université étrangère est responsable de déterminer si elle accepte le DEC pour l'admission; le Ministère n'intervient pas en la matière.

J'aimerais étudier dans une université québécoise. Ai-je besoin de fournir une preuve d'obtention de mon DEC?

Non. Avec votre autorisation, toutes les universités du Québec et quelques universités canadiennes situées à l'extérieur du Québec peuvent accéder à une base de données qui précise les diplômes d'études collégiales (DEC) que vous avez obtenus.

Comment puis-je obtenir une équivalence de DEC pour mes études réalisées hors du Québec?

Vous devez contacter un collège pour obtenir des équivalences de cours. Vous pouvez aussi demander une évaluation comparative des études hors du Québec au ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l'Inclusion Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Traitement de votre demande

Des frais sont-ils exigés pour la production d'un duplicata de diplôme ou d'une attestation de délivrance de diplôme?

Non. Le Ministère n'exige aucuns frais pour produire l'un ou l'autre de ces documents.

Dans combien de jours vais-je recevoir le document que j'ai demandé?

Conformément à la Déclaration de services aux citoyennes et aux citoyens, le Ministère s'engage à traiter votre demande en au plus dix jours ouvrables suivant sa réception.

À ces délais, il faut ajouter le temps de livraison par la poste. Le site Web de Postes Canada nous indique que la norme de livraison à l'intérieur du Québec est de trois jours ouvrables.

Ainsi, attendez-vous à recevoir votre document dans les treize jours ouvrables après l'avoir demandé.

Puis-je corriger les renseignements personnels que j'ai inscrits sur le formulaire en ligne et qui ont été transmis au Ministère?

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Envoyer », il n'est plus possible de modifier votre formulaire. Toutefois, vous pouvez faire corriger les renseignements qu'il contient en communiquant avec le personnel chargé de la sanction des études collégiales du Ministère, par téléphone au 418 646-1528 ou au 1 866 747-6626 (sans frais), ou bien par télécopieur au 418 643-7100.

Il faut procéder de la même façon s'il s'agit d'un formulaire papier (format PDF). Communiquez avec le personnel du Ministère dès que vous constatez une erreur dans votre demande, pour éviter tout retard que pourrait occasionner cette erreur.

Comment puis-je être certain que ma demande a bien été reçue par le Ministère?

Lorsque le Ministère la reçoit, votre demande fait l'objet d'un accusé de réception transmis à l'adresse courriel que vous avez fournie. Cet accusé de réception vous assure que votre demande a bien été reçue par le Ministère.

Puis-je faire ma demande autrement qu'en remplissant le formulaire en ligne?

Oui. Vous pouvez faire une demande par télécopieur, au numéro 418 643-7100, ou en remplissant le formulaire papier (format PDF) par la poste ou par télécopieur, à l'adresse suivante :

Direction des affaires étudiantes et institutionnelles
Ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur
1035, rue De La Chevrotière, 18e étage
Québec (Québec)  G1R 5A5

Votre demande devra toutefois comporter tous les renseignements demandés dans le formulaire en ligne. Ainsi, nous vous conseillons d'imprimer le formulaire en ligne et de le remplir pour vous assurer de ne rien oublier.

Toute demande envoyée par courriel sera rejetée afin de protéger vos renseignements personnels.

Pouvez-vous m'envoyer le document demandé autrement que par la poste?

Oui. À votre demande, les attestations de délivrance de diplôme peuvent être envoyées par télécopieur. Dans ce cas, l'attestation originale vous est envoyée par la poste. Les duplicata ne peuvent être envoyés par télécopieur compte tenu de leur format non standard.

Les duplicata et les attestations de délivrance de diplôme peuvent aussi être envoyés par un service de messagerie de votre choix, à vos frais. Veuillez cependant communiquer avec nous pour vous assurer que votre document a été produit, avant de faire appel à un service de messagerie.

Le courriel n'étant pas un outil de communication sécuritaire, le Ministère ne transmet par ce canal aucun document contenant des renseignements personnels, y compris les documents officiels de sanction d'études collégiales.

Est-ce qu'une tierce personne peut demander au Ministère un duplicata de mon diplôme d'études collégiales ou une attestation de délivrance de diplôme?

Non, parce que ces documents contiennent des renseignements personnels vous concernant. Seule la personne titulaire d'un diplôme peut faire une telle demande.

Comment puis-je poser une question au Ministère au sujet du formulaire en ligne ou de mon DEC?

Vous pouvez communiquer avec le personnel responsable de la sanction des études collégiales par courriel ou bien par téléphone au 418 646-1528.

Renseignements personnels

Quel usage sera fait des renseignements personnels que j'ai transmis?

Les renseignements recueillis au moyen de ce formulaire seront utilisés par le Ministère pour confirmer votre identité et donner suite à votre demande. Ils pourront également servir à communiquer avec vous dans le cadre d'un sondage visant à évaluer votre satisfaction à l'égard des services à la clientèle.

Qui aura accès aux renseignements personnels que j'ai transmis?

Seules les personnes autorisées de la Direction des affaires étudiantes et institutionnelles du Ministère auront accès aux renseignements fournis.

Quels sont mes droits relativement aux renseignements personnels qui me concernent et qui sont conservés au Ministère?

En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, vous avez des droits d'accès et de rectification à l'égard de tout renseignement personnel qui vous concerne et qui est conservé dans un fichier du Ministère. Pour exercer ces droits, vous devez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein du Ministère, à l'adresse suivante :

Ingrid Barakatt
Responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur
Édifice Marie-Guyart
1035, rue De La Chevrotière, 27e étage
Québec (Québec)  G1R 5A5
Téléc. : 418 528-2028

Qu'est-ce qu'un code permanent?

Votre code permanent est un code alphanumérique qui vous est propre et qui vous identifie. Le Ministère attribue un tel code à toute personne qui fréquente un établissement scolaire du Québec.

Le code permanent respecte le format LLLLCCCCCCXX :

  • LLLL sont des lettres associées à votre nom et à votre prénom
  • CCCCCC sont des chiffres associés à votre date de naissance
  • XX sont des chiffres générés par le Ministère

Comme les deux derniers chiffres ne peuvent être déduits, il faut vous référer à un document où figure le code permanent (bulletin, relevé de notes, diplôme, etc.) pour connaître ce dernier. Si vous n'avez pas un tel document à portée de main, laissez ce champ vide.

Où puis-je obtenir mon code permanent?

Il faut vous référer à un document où figure ce code (bulletin, relevé de notes, diplôme, etc.) pour le connaître. Bien qu'il vous soit facile de déduire les dix premiers caractères, il n'en est pas de même des deux derniers.

Comment la confidentialité des renseignements personnels est-elle assurée?

Plusieurs mesures sont mises en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous communiquez par l'intermédiaire du formulaire en ligne.

Dois-je signer ma demande?

Non. Par contre, elle est obligatoire lorsqu'elle est remplie via le formulaire au format PDF. L'ensemble des renseignements personnels que vous devez fournir permet au Ministère de vous identifier adéquatement afin d'éviter de produire le document demandé sans votre autorisation. En conséquence, il ne nous est pas nécessaire de recourir à une technologie de signature électronique.