Aspects administratifs

Les projets doivent tenir compte des normes et des modalités du volet Une école accueille un artiste ou un écrivain. Lorsque la réponse à la demande d’aide financière est connue, les écoles et les centres de services scolaires (CSS) ou les commissions scolaires (CS) peuvent amorcer leur projet. Un contrat de service doit être conclu entre le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement privé et le prestataire de services culturels. Avant la réalisation du projet, les parties doivent convenir des éléments suivants :

• les dates du projet;
• le nombre de semaines du projet, consécutives ou non;
• les honoraires et les dépenses afférentes;
• les modalités de paiement;
• le matériel requis et les modalités liées à l’achat, qui prennent en compte les besoins du partenaire culturel pour la mise en œuvre du projet;
• les obligations et les responsabilités du CSS ou de la CS et du partenaire culturel;
• les droits d’auteur et la diffusion de l’œuvre;
• les clauses de résiliation de cession de contrat et d’annulation en cas de force majeure.

Le contrat doit être adapté pour convenir au caractère unique de chacun des projets. Si l’œuvre finale est issue d’un travail collaboratif, effectué dans le cadre de l’expérimentation artistique des élèves et du travail personnel de création de l’artiste ou de l’écrivain, le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement privé et le partenaire culturel doivent s’entendre sur les questions de droits d’auteur et de diffusion de l’œuvre. Des clauses supplémentaires doivent alors être ajoutées au contrat signé par les deux parties. Pour certaines notions de droit, il pourrait être nécessaire de demander l’avis d’un professionnel du milieu juridique.

Pour toute question relative à la gestion contractuelle, il faut communiquer avec la conseillère ou le conseiller en gestion contractuelle de son CSS, de sa CS ou de son établissement.

L’école, le CSS ou la CS peut demander une vérification des antécédents judiciaires de l’artiste ou de l’écrivain avant de lui permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais relatifs à cette vérification sont à la charge de l’artiste ou de l’écrivain et les procédures sont propres à chaque CSS, CS ou établissement d’enseignement privé.

• Sauf indication contraire de la part du partenaire culturel, le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement privé ne doit effectuer aucune retenue à la source lors du paiement des honoraires.
• Le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement privé appliquera les règles de gestion en vigueur et conviendra avec le partenaire culturel des modalités de versement de son allocation forfaitaire. Il est cependant suggéré qu’un montant minimal de 2 000 $ soit versé dès la première semaine du projet.
• La justification des dépenses sera faite selon les modalités spécifiées par le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement privé, qui veillera également à appliquer les lois fiscales en vigueur.

• Aucun rapport officiel n’est exigé à la fin d’un projet. Toutefois, un questionnaire d’appréciation sera envoyé aux établissements scolaires et aux partenaires culturels en vue de recueillir leurs commentaires sur leur expérience.
• Les pièces justificatives des dépenses engagées doivent être conservées puisqu’elles pourraient être demandées aux partenaires scolaires et culturels par le Ministère.
• L’artiste, l’écrivain ou l’organisme culturel qui a fait l’objet d’une plainte pour un motif valable ou dont le projet réalisé dans une école ne respectait pas les modalités du programme pourrait avoir à fournir des explications et à proposer des pistes de solutions avant de pouvoir soumettre une nouvelle demande d’aide financière au volet Une école accueille un artiste ou un écrivain. Si un deuxième projet recevait des commentaires négatifs de la part d’une école, le partenaire culturel pourrait devenir non admissible à ce volet du programme La culture à l’école.