Aspects administratifs

• L’école doit communiquer avec le représentant de l’organisme de culture scientifique dès que la réponse à la demande d’aide financière est connue. Elle doit signer une entente après l’acceptation du projet. Si la demande est refusée, la direction d’école ou une personne désignée par celle-ci doit en aviser l’organisme, qui pourra alors libérer les dates réservées pour l’atelier de culture scientifique à l’école ou la sortie scolaire.
• Un contrat de service doit être conclu entre le centre de services scolaire (CSS), la commission scolaire (CS) ou l’établissement d’enseignement privé et le prestataire de services. Pour toute question relative à la gestion contractuelle, il faut communiquer avec la conseillère ou le conseiller en gestion contractuelle de son CSS, de sa CS ou de son établissement.
• Le contrat doit tenir compte des normes et des modalités du volet Culture scientifique et préciser les points sur lesquels les deux parties se sont entendues, par exemple :
  • les dates du projet;
  • le nombre d’ateliers ou de sorties;
  • le nombre de jours;
  • les honoraires et les dépenses afférentes;
  • les modalités de paiement;
  • les obligations et les responsabilités du CSS ou de la CS et du partenaire culturel;
  • le matériel requis et les modalités liées à l’achat, qui prennent en compte les besoins du partenaire culturel pour la mise en œuvre du projet;
  • les droits d’auteur, s’il y a lieu;
  • les clauses de résiliation, de cession de contrat et d'annulation en cas de force majeure.
• Si l’atelier est réalisé par visioconférence, les parties doivent s’entendre sur les aspects suivants avant la réalisation du projet :
  • le matériel nécessaire : ordinateur, caméra, micro, haut-parleurs, tableau ou écran blanc, etc. Certains outils peuvent être utilisés pour optimiser la rencontre (ex. : caméra 180 degrés ou pivotante sur pied, micro-conférence, casque-micro ou écouteurs);
  • une connexion Internet optimale. Une connexion rapide avec large bande passante et fil est recommandée;
  • la plateforme numérique à utiliser.
• Le paiement des activités est fait dans un délai ne dépassant pas 30 jours.
• L’école doit vérifier si le CSS ou la CS exige la production d’une facture regroupant toutes les dépenses admissibles pour effectuer le paiement à la fin du projet.
• L’école doit vérifier si le CSS ou la CS a d’autres exigences administratives concernant le paiement.
• L’école, le CSS ou la CS peut demander une vérification des antécédents judiciaires du représentant de l’organisme de culture scientifique avant de lui permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais relatifs à cette vérification sont à la charge de l’organisme et les procédures sont propres à chaque CSS, CS ou établissement d’enseignement privé.
• L’organisme de culture scientifique qui fait l’objet d’une plainte pour un motif valable à la suite d’un atelier tenu dans une école pourrait avoir à fournir des explications ou à revoir l’atelier proposé pour demeurer inscrit à la Liste d’organismes de culture scientifique. En cas de récidive, il pourrait en être retiré.

Centres de services scolaires (CSS) et commissions scolaires (CS)

Les CSS et les CS qui reçoivent un soutien financier dans le cadre de ce programme doivent, au plus tard le 30 juin de l’année scolaire en cours, remplir questionnaire de reddition de comptes sur le portail CollecteInfo .

Établissements d’enseignement privés

Les établissements d’enseignement privés n’ont pas à remplir de rapport sur l’utilisation des sommes reçues. Toutefois, la Direction de l’enseignement privé peut effectuer une vérification des demandes pour lesquelles un soutien financier a été accordé. Les établissements doivent donc conserver les pièces justificatives liées à toute demande pendant une période de trois ans, pour référence ultérieure.