Aspects administratifs

  • L’école doit communiquer avec la ressource culturelle dès que la réponse à la demande d’aide financière est connue. Si la demande est refusée, la direction de l’école ou une personne désignée par celle-ci doit en aviser la ressource culturelle, qui pourra alors libérer les dates réservées pour l’atelier.

    Les projets doivent tenir compte des normes et des modalités du volet Ateliers culturels à l’école. Les éléments dont les parties doivent convenir avant la réalisation du projet sont, par exemple :
    • les dates du projet;
    • le nombre d’ateliers;
    • le nombre de jours;
    • les honoraires et les dépenses afférentes;
    • les modalités de paiement;
    • les obligations et les responsabilités de la commission scolaire et du partenaire culturel;
    • le matériel requis et les modalités liées à l’achat, qui prennent en compte les besoins du partenaire culturel pour la mise en œuvre du projet;
    • les droits d’auteur, s’il y a lieu;
    • les clauses de résiliation et de cession de contrat.
  • Si l’atelier est réalisé par visioconférence, les parties doivent s’entendre sur les aspects suivants avant la réalisation du projet :
    • le matériel nécessaire : ordinateur, caméra, micro, haut-parleurs, tableau ou écran blanc, etc. Certains outils peuvent être utilisés pour optimiser la rencontre (ex. : caméra 180 degrés ou pivotante sur pied, microconférence, casque-micro ou écouteurs);
    • une connexion Internet optimale. Une connexion rapide avec large bande passante et fil est recommandée;
    • la plateforme numérique à utiliser.
  • Les honoraires doivent être versés aux artistes et aux écrivains le jour même des ateliers ou, sinon, dans un délai ne dépassant pas 30 jours. Sauf indication contraire de la part de la ressource culturelle, la commission scolaire ne doit effectuer aucune retenue à la source lors du paiement.
  • L’école doit vérifier si la commission scolaire exige la production d’une facture regroupant toutes les dépenses admissibles pour effectuer le paiement à la fin du projet.
  • L’école doit vérifier si la commission scolaire a d’autres exigences administratives pour faciliter le paiement.
  • L’école ou la commission scolaire peut demander une vérification des antécédents judiciaires de l'artiste ou de l'écrivain avant de lui permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais découlant de cette vérification sont à la charge de l’artiste ou de l’écrivain, et les procédures sont propres à chaque commission scolaire ou établissement d’enseignement privé.
  • Un contrat de service doit être conclu entre la commission scolaire ou l’établissement d’enseignement privé et le prestataire de services culturels. Pour toute question relative à la gestion contractuelle, il faut communiquer avec la conseillère ou le conseiller en gestion contractuelle de sa commission scolaire ou de son établissement.

Rapport sur l’utilisation de l’aide financière

Commissions scolaires

Les commissions scolaires qui reçoivent un soutien financier en vertu de ce programme doivent, au plus tard le 30 juin de l’année scolaire en cours, remettre un rapport sur l’utilisation des sommes reçues, au moyen du formulaire Utilisation de l’aide financière – Rapport de la commission scolaire, accessible sur le portail CollecteInfo Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Établissements d’enseignement privés

Les établissements d’enseignement privés n’ont pas à remplir de rapport sur l’utilisation des sommes reçues. Toutefois, la Direction de l’enseignement privé peut effectuer une vérification des demandes pour lesquelles un soutien financier a été accordé. Les établissements doivent donc conserver les pièces justificatives liées à toute demande pendant une période de trois ans pour référence ultérieure.

Nous joindre

Écoles publiques :
Courriel  
Tél. : 418 644-5240, poste 2516

Écoles privées :
Courriel  
Tél. : 418 646-3939

Dates

Écoles publiques :

La date limite pour le dépôt des projets est déterminée par chacune des commissions scolaires.

Écoles privées :

La date limite pour soumettre des projets d’ateliers culturels est le 15 octobre 2019.

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