Aide financière

Vous trouverez ci-dessous les modalités de calcul qui permettent de déterminer les frais totaux qui peuvent être remboursés pour les ateliers culturels à l'école.

La justification des dépenses sera faite selon les modalités spécifiées sous la rubrique « Aspects administratifs ».

Dépenses admissibles

Selon la région et les ressources disponibles, l’aide financière associée au volet Ateliers culturels à l’école peut atteindre jusqu’à 100 % (ou 75% pour les établissements d'enseignement privés) des dépenses admissibles, qui sont : 

  • les honoraires liés à la venue à l’école d’artistes, d’écrivains et de représentants d’organismes culturels;
  • les frais liés au transport, au séjour et au matériel spécialisé (les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable ou de location d’équipement dont les ressources culturelles sont responsables, le cas échéant, jusqu’à un maximum de 100 $ par jour de présence, tel qu'il est précisé dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.);
  • les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable ou de location d’équipement dont l’école est responsable, jusqu’à concurrence de 500 $ par jour de présence;
  • les frais liés à l’achat de livres, si nécessaire, pour les ateliers d’écrivains, jusqu’à un maximum de 400 $ par jour de présence, lorsque ces livres ne sont pas déjà disponibles;
  • les frais de préparation et d’administration énumérés ci-dessous, qui ne doivent pas dépasser 15 % du total des autres dépenses admissibles :
    • les frais de secrétariat ou de soutien de l’école pour l’organisation des projets d’ateliers culturels;
    • la papeterie, l’impression de documents, les photocopies;
    • les frais de suppléance qui permettent au personnel enseignant de participer aux différentes phases des projets.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

  • les frais de transport vers des lieux culturels;
  • les frais liés à la présentation d’un spectacle, professionnel ou non, à l’école ou dans un lieu professionnel;
  • les frais d’achat d’équipement, comme :
    • l’équipement de scène,
    • l’équipement informatique,
    • les instruments de musique et les lutrins,
    • les appareils photographiques ou caméras vidéo;
  • les frais de formation des enseignants et des partenaires culturels;
  • les taxes.

Projet réalisé avec un artiste ou un écrivain

L’artiste ou l’écrivain inscrit au Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. et la personne responsable de la réalisation de l’atelier culturel à l’école communiquent entre eux pour discuter du contenu de l'activité, de sa durée et de la préparation et du réinvestissement avec les élèves.

Les arrangements doivent être pris avant le dépôt de la demande d’aide financière. En effet, avant de soumettre le projet, la personne responsable du projet doit vérifier la disponibilité de l’artiste ou de l’écrivain, planifier le projet et calculer le budget avec lui (en fonction des éléments présentés ci-dessous).

Il importe de mentionner que l’artiste ou l’écrivain peut intervenir plusieurs fois dans le cadre d'un même projet et qu’il ne se substitue d’aucune façon à l’enseignant lors de la réalisation d’un atelier. Cela signifie notamment que l’enseignant doit être présent en classe tout au long du projet. 

Frais liés à la réalisation d’un projet

Pour être remboursables, les frais de déplacement doivent être nécessaires, raisonnables et engagés. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.

Honoraires

  • Les honoraires de l'artiste ou de l'écrivain sont fixés à 325 $ par jour de travail par personne et ne peuvent être négociés à la hausse ou à la baisse. Les honoraires couvrent les frais d’administration et de préparation liés aux rencontres et au travail d’animation.
  • La journée de travail comporte au maximum :
    • trois périodes d’une heure si l’artiste ou l’écrivain rencontre trois groupes, ou
    • deux périodes de deux heures s’il rencontre deux groupes.
  • Chaque atelier n’est donné qu’à un groupe à la fois.
  • Le nombre d’élèves par groupe est limité à 35.

Frais de transport

  • Le moyen de transport utilisé pour tout déplacement doit refléter le choix le plus économique.
  • Les frais réels de transport en commun sont remboursés tout comme les frais de location de voiture.
  • Les frais de stationnement sont remboursés en fonction du coût réel indiqué sur le reçu fourni.
  • Exceptionnellement, et après entente, le train et l’avion peuvent être utilisés pour les déplacements dans les régions éloignées.

Utilisation d’une automobile personnelle

  • Si l’utilisation d’une automobile personnelle est incontournable, les frais de transport remboursables sont de 0,44 $ par kilomètre parcouru. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.

    Les frais liés à l’utilisation d’une automobile personnelle ne sont admissibles que pour les déplacements d’une distance minimale de 25 kilomètres aller-retour entre l’école et le bureau principal ou le lieu de résidence de l’artiste ou de l’écrivain. Pour tout déplacement inférieur à 25 kilomètres aller-retour, une indemnité minimale de kilométrage de 11 $ peut être réclamée avec une preuve de déplacement (convocation, reçu de stationnement, etc.). 

Frais de repas

Voyage de moins de 12 heures sans nuitée

  • Les frais de repas maximums suivants sont remboursés à l’artiste ou à l’écrivain :
    • déjeuner : 10,40 $ (si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 7 h 30);
    • dîner : 14,30 $ (si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 11 h 30 et si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 13 h 30);
    • souper : 21,55 $ (si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 18 h 30).

Déplacement comprenant une nuitée

Lorsque le déplacement de l'artiste ou de l'écrivain comprend une nuitée, il est possible de demander l’indemnité forfaitaire quotidienne de 46,25 $ sans fournir de reçus de repas.

Déplacement au nord du 49e parallèle

Les montants admissibles pour les frais de repas sont majorés de :

  • 30 % si les repas sont pris dans un établissement commercial d’une municipalité située entre le 49e et le 50e parallèle;
  • 50 % s’ils le sont dans une municipalité située au-delà du 50e parallèle.

Les municipalités suivantes sont cependant exclues :

  • Baie-Comeau;
  • Port-Cartier;
  • Sept-Îles;
  • villes et villages de la péninsule gaspésienne.

Frais d’hébergement

  • Les frais d’hébergement peuvent être remboursés selon les montants indiqués ci-dessous (à l’exclusion des taxes). Une preuve de déplacement peut être exigée selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.
  • L’artiste ou l’écrivain a droit à une indemnité forfaitaire de 5,85 $ par nuitée.
  • L’artiste ou l’écrivain peut choisir de recevoir une allocation forfaitaire de coucher (pour dormir chez un parent ou un ami). L’allocation forfaitaire est alors établie à 22,25 $ pour chaque coucher.
  • Les frais de logement réels dans un établissement hôtelier ou tout autre établissement dans les municipalités situées au nord du 51e parallèle sont remboursables.
Hébergement Basse saison 
(du 1er novembre au 31 mai)
Haute saison 
(du 1er juin au 31 octobre)
a) Nuitée dans un établissement hôtelier situé sur le territoire de la ville de Montréal 126 $ 138 $
b) Nuitée dans un établissement hôtelier situé sur le territoire de la ville de Québec 106 $ 106 $
c) Nuitée dans un établissement hôtelier situé dans les villes de Laval, Gatineau, Longueuil, Lac‑Beauport et Lac-Delage 102 $ 110 $
d) Nuitée dans un établissement hôtelier situé ailleurs au Québec 83 $ 87 $
e) Nuitée dans tout autre établissement (camping, auberge de jeunesse, etc.) 79 $ 79 $

Frais pour le matériel spécialisé et la location d’équipement

L’artiste ou l’écrivain a droit à un remboursement maximal de 100 $ par jour pour les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable spécialisé et de location d’équipement. Le besoin est alors indiqué sous la rubrique « Conditions particulières » du Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre., dans la fiche de l’artiste ou de l’écrivain. Ces derniers ont la responsabilité d’acheter, de louer et de transporter le matériel qu'il leur faut. Ils peuvent toutefois demander le soutien du personnel de l’école, si nécessaire.

Précision pour l’achat de livres dans le cadre d’un atelier d’écrivain

  • Une préparation adéquate doit être faite avec les élèves, selon les caractéristiques de l’atelier proposé dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.. Il est donc conseillé que l’écrivain et l’enseignant s’entendent au préalable sur les modalités de préparation de l’atelier, notamment sur la nécessité de la lecture préalable d’un livre particulier.
  • L’achat de livres n’est pas obligatoire si la nature de l’atelier ne le justifie pas ou si l’établissement possède déjà le nombre de livres nécessaire à la tenue de l’atelier. Lorsque l'achat de livres est requis, l'écrivain et l'enseignant peuvent préalablement choisir les titres et déterminer le nombre d'exemplaires nécessaire en fonction de la nature de l’atelier, du nombre d’élèves et des modalités pédagogiques. Pour ce faire, ils peuvent s’inspirer des titres de l'écrivain suggérés dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. ou choisir un autre de ses titres, pour autant qu'il y ait un lien avec l’atelier et qu'il soit approprié pour les élèves.
  • L'achat de livres de l'écrivain invité est une dépense admissible pouvant atteindre un maximum de 400 $ par jour de présence. Cette dépense doit être incluse dans la présentation d'un projet d'atelier culturel à l'école.
  • La commission scolaire ou l’école a la responsabilité d’acheter les livres conformément à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1) et à ses règlements. Les établissements scolaires doivent se procurer les livres associés à la visite d’écrivains auprès d’une librairie agréée Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. de leur région administrative.

Taxes

  • L’école doit prévoir la TPS et la TVQ après avoir vérifié dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. si l’artiste ou l’écrivain y est assujetti.
  • Les taxes constituent des dépenses non admissibles au programme et sont, par conséquent, assumées par le milieu scolaire.

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Projet réalisé avec un organisme culturel

L’école doit calculer les coûts liés à la participation d’un organisme culturel de concert avec celui-ci, lors de la planification. Les honoraires du personnel participant, les frais de déplacement, les frais d’administration et les coûts relatifs au matériel sont admissibles. Toutefois, les dépenses courantes (frais de fonctionnement) d’un organisme ne sont pas admissibles.

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Tél. : 418 644-5240, poste 2516

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