Aide financière

• Les honoraires de l’artiste ou de l’écrivain sont fixés à 325 $ par jour de travail par personne et ne peuvent être négociés à la hausse ou à la baisse. Les honoraires couvrent les frais d’administration et de préparation liés aux rencontres et au travail d’animation.
• Les honoraires du représentant d’un organisme culturel demeurent à la discrétion de l’organisme. Toutefois, les dépenses admissibles ne peuvent excéder 325 $ par jour de travail par personne.
• La journée de travail comporte au maximum :
  • trois périodes d’une heure, si la ressource culturelle rencontre trois groupes;
  • deux périodes de deux heures, si elle rencontre deux groupes.

• Le moyen de transport utilisé pour tout déplacement doit refléter le choix le plus économique.
• Les frais réels de transport en commun sont remboursés tout comme les frais de location de voiture.
• Les frais de stationnement sont remboursés en fonction du coût réel indiqué sur le reçu fourni.
• Exceptionnellement, et après entente, le train et l’avion peuvent être utilisés pour des déplacements dans des régions éloignées.

Utilisation d’une automobile personnelle

Si l’utilisation d’une automobile personnelle est incontournable, les frais de transport remboursables sont de 0,465 $ par kilomètre parcouru. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.

Les frais liés à l’utilisation d’une automobile personnelle ne sont admissibles que pour les déplacements d’une distance minimale de 25 kilomètres aller-retour entre l’école et le bureau principal ou le lieu de résidence de l’artiste ou de l’écrivain. Pour tout déplacement inférieur à 25 kilomètres aller-retour, une indemnité minimale de kilométrage de 11,63 $ peut être réclamée avec une preuve de déplacement (convocation, reçu de stationnement, etc.).

Voyage de moins de 12 heures sans nuitée

Les frais de repas maximums suivants sont remboursés à l’artiste ou à l’écrivain :

• déjeuner : 10,40 $ (si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 7 h 30);
• dîner : 14,30 $ (si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 11 h 30 et si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 13 h 30);
• souper : 21,55 $ (si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 18 h 30).

Déplacement comprenant une nuitée

Lorsque le déplacement de l’artiste ou de l’écrivain comprend une nuitée, il est possible de demander l’indemnité forfaitaire quotidienne de 46,25 $ sans fournir de reçus de repas.

Déplacement au nord du 49^e parallèle

Les montants admissibles pour les frais de repas sont majorés de :

• 30 % si les repas sont pris dans un établissement commercial d’une municipalité située entre le 49^e et le 50^e parallèle;
• 50 % s’ils le sont dans une municipalité située au-delà du 50^e parallèle.

Les municipalités suivantes sont cependant exclues :

• Baie-Comeau;
• Port-Cartier;
• Sept-Îles;
• villes et villages de la péninsule gaspésienne.

• Les frais d’hébergement peuvent être remboursés selon les montants indiqués ci‑dessous, auxquels s’ajoutent les taxes. Une preuve de déplacement peut être exigée selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.
• La ressource culturelle a droit à une indemnité forfaitaire de 5,85 $ par nuitée.
• La ressource culturelle peut choisir de recevoir une allocation forfaitaire de coucher (pour dormir chez un parent ou un ami). L’allocation forfaitaire est alors établie à 22,25 $ pour chaque coucher.
• Les frais de logement réels dans un établissement hôtelier ou tout autre établissement dans les municipalités situées au nord du 51^e parallèle sont remboursables.

• L’artiste, l’écrivain ou l’organisme culturel a droit à un remboursement maximal de 100 $ par jour pour les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable spécialisé et de location d’équipement dont il est responsable. Le besoin est alors indiqué sous la rubrique « Frais et conditions » du Répertoire culture-éducation , dans la fiche de l’artiste ou de l’écrivain. Pour les organismes culturels, le besoin doit être déterminé après entente avec l’école.
• Les ressources culturelles ont la responsabilité d’acheter, de louer et de transporter le matériel qu’il leur faut. Elles peuvent toutefois demander le soutien du personnel de l’école, si nécessaire.
• Les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable ou de location d’équipement dont l’école est responsable sont, quant à eux, remboursables jusqu’à concurrence de 500 $ par jour de présence.

• L’achat de livres de l’écrivain invité est une dépense admissible pouvant atteindre un maximum de 400 $ par jour de présence. Cette dépense doit être incluse dans la présentation d’un projet d’atelier culturel à l’école.
• Lorsque l’achat de livres est nécessaire, l’écrivain et l’enseignant peuvent préalablement choisir les titres et déterminer le nombre d’exemplaires nécessaire en fonction de la nature de l’atelier, du nombre d’élèves et des modalités pédagogiques. Pour ce faire, ils peuvent s’inspirer des titres de l’écrivain suggérés dans le Répertoire culture-éducation  ou choisir un autre de ses titres, pour autant qu’il y ait un lien avec l’atelier et qu’il soit approprié pour les élèves.
• La commission scolaire ou l’école a la responsabilité d’acheter les livres conformément à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1) et à ses règlements. Les établissements scolaires doivent se procurer les livres associés à la visite d’écrivains auprès d’une librairie agréée  de leur région administrative.

Les frais de préparation et d’administration énumérés ci-dessous sont admissibles et ne doivent pas dépasser 15 % du total des autres dépenses admissibles :

• les frais de secrétariat ou de soutien de l’école pour l’organisation des projets d’ateliers culturels;
• les frais de suppléance qui permettent au personnel enseignant de participer aux différentes phases des projets;
• les frais de soutien technique et informatique pour les ateliers réalisés par visioconférence;
• la papeterie, l’impression de documents, les photocopies.

• les frais de transport vers des lieux culturels;
• les frais liés à la présentation d’un spectacle, professionnel ou non, à l’école ou dans un lieu professionnel;
• les frais d’achat d’équipement, comme :
  • l’équipement de scène,
  • l’équipement informatique,
  • les instruments de musique et les lutrins,
  • les appareils photographiques ou caméras vidéo;
• les frais de formation des enseignants et des partenaires culturels;
• les frais de fonctionnement des organismes culturels;
• les taxes.

• L’école doit prévoir la TPS et la TVQ après avoir vérifié dans le Répertoire culture-éducation  si l’artiste ou l’écrivain y est assujetti.
• Les taxes constituent des dépenses non admissibles à l’aide financière accordée dans le cadre du programme La culture à l’école et sont, par conséquent, assumées par l’école ou la commission scolaire.