Aspects administratifs

  • Lorsque la réponse à la demande d’aide financière est connue, un contrat entre la commission scolaire ou l’établissement d’enseignement privé et la ressource culturelle est à conclure avant le début du projet. À cet effet, le document Modèle – Contrat de services entre une commission scolaire et un professionnel (artiste et écrivain) ou un organisme culturel, qui tient compte de l’ensemble des points sur lesquels les deux parties se sont entendues, est mis à votre disposition par la Fédération des commissions scolaires du Québec. Ce modèle de contrat doit être adapté pour convenir au caractère unique de chacun des projets. Dans le cas où l’œuvre finale est issue d’un travail collaboratif, effectué dans le cadre de l’expérimentation artistique des élèves et du travail personnel de création de l’artiste ou de l’écrivain, la commission scolaire et le partenaire culturel doivent s’entendre sur les questions de droits d’auteur et de diffusion de l’œuvre. Des clauses supplémentaires doivent alors être ajoutées au contrat signé par les deux parties. Pour certaines notions de droit, il pourrait être nécessaire de demander l’avis d’un professionnel du milieu juridique.
  • Sauf indication contraire de la part du partenaire culturel, la commission scolaire ou l’établissement d’enseignement privé ne doit effectuer aucune retenue à la source lors du paiement des honoraires.
  • La commission scolaire ou l’établissement d’enseignement privé appliquera les règles de gestion en vigueur et conviendra avec l’artiste des modalités de versement de son allocation forfaitaire. Un montant minimal de 2 000 $ doit cependant être versé dès la première semaine du projet et le dernier versement sera fait à la suite du dépôt du rapport final, soit dans les 30 jours suivant la fin du projet.
  • La justification des dépenses sera faite selon les modalités spécifiées par la commission scolaire ou l’établissement d’enseignement privé, qui veillera également à appliquer les lois fiscales en vigueur.
  • La commission scolaire ou l’établissement d’enseignement privé peut demander une vérification des antécédents judiciaires de l'artiste ou de l'écrivain avant de lui permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais liés à cette vérification seront à la charge de l’artiste ou de l’écrivain, selon la procédure propre à chaque commission scolaire ou à chaque établissement d'enseignement privé.

Rapport de projet

Les commissions scolaires, les écoles et les ressources culturelles doivent, dans les 30 jours suivant la fin de leur projet, fournir un rapport final. Dans le cas d'un projet se terminant au mois de juin, le rapport doit être fourni au plus tard le 30 juin de la même année. Les formulaires Rapport du partenaire scolaire et Rapport du partenaire culturel sont fournis à cette fin.

Dans le cas des établissements d’enseignement privés, la Direction de l’enseignement privé peut vérifier les demandes pour lesquelles un soutien financier a été accordé. Les établissements doivent donc conserver les pièces justificatives liées à toute demande pendant une période de trois ans pour référence ultérieure.