Aide financière
Ci-dessous se trouvent les modalités de calcul qui déterminent les frais qui peuvent être remboursés pour les ateliers de culture scientifique tenus à l’école et les sorties scolaires permettant aux élèves de visiter des organismes de culture scientifique. Comme ces visites d'organismes de culture scientifique doivent être financées dans le cadre du présent volet, l’établissement ne peut recevoir une aide financière relevant de la mesure Sorties scolaires en milieu culturel.
Pour être remboursables, les frais doivent être nécessaires, raisonnables et engagés. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école, le centre de services scolaire (CSS) ou la commission scolaire (CS).
Dépenses admissibles
Selon la région et les ressources disponibles, l’aide financière peut atteindre 100 % des dépenses admissibles (ou 75 % pour les établissements d'enseignement privés).
Honoraires
- Les honoraires du représentant d’un organisme de culture scientifique pour un atelier réalisé à l’école ou par visioconférence demeurent à la discrétion de l’organisme. Toutefois, les dépenses admissibles ne peuvent excéder 525 $ par jour de travail par personne.
- Si l'organisme de culture scientifique est assujetti aux taxes, ces dernières sont ajoutées aux honoraires et constituent une dépense admissible.
- Pour les ateliers de culture scientifique réalisés à l’école ou par visioconférence, la journée de travail comporte au maximum trois ateliers d'une heure ou deux ateliers de deux heures, par jour.
Droits d’entrée
Les coûts liés à l’admission des élèves et des enseignants pour la visite des organismes de culture scientifique sont admissibles à l’aide financière.
L’école, le CSS ou la CS doivent s’assurer que la somme par élève dépensée pour une activité est raisonnable.
Frais de déplacement
Définitions
Aux fins des présentes règles, on entend par :
- « personne engagée à honoraires inscrite » : une personne dont les services sont retenus pour l'exécution d'un contrat et qui est inscrite au registre de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ);
- « personne engagée à honoraires non inscrite » : une personne, dont les services sont retenus pour l'exécution d'un contrat, qui n’est pas inscrite au registre de la TPS et de la TVQ
Conditions générales d’application
Les frais de déplacement remboursés à une personne engagée à honoraires inscrite doivent exclure la TPS et la TVQ quelle a payée par rapport à ces frais.
Frais de transport
Les frais de transport des élèves vers les organismes de culture scientifique de même que ceux engagés par des représentants d’organismes pour se rendre à l’école dans le cadre d’un atelier constituent des dépenses admissibles.
Les moyens de transport utilisés doivent être les plus économiques.
Aucuns frais de transport ne sont payables lorsque la personne effectue un déplacement à l'intérieur d'un parcours routier de 16 kilomètres de son principal établissement.
Les indemnités applicables pour l'utilisation d'un véhicule automobile personnel sont les suivantes :
- personne engagée à honoraires inscrite : 0,520 $ du kilomètre
- personne engagée à honoraires non inscrite : 0,590 $ du kilomètre
Frais de séjour (logement et repas)
Aucuns frais de séjour ne sont payables lorsque les activités de la personne se situent à l'intérieur d'un parcours routier de 16 kilomètres de son principal établissement, et ce, en utilisant la route la plus directe.
Une indemnité journalière est versée à titre de frais de séjour, et ce, pourvu qu’une preuve de déplacement soit présentée. Cette indemnité journalière ne comprend pas la taxe d’hébergement qui peut, lorsqu’elle est appliquée, être remboursée en sus.
Pour chaque 24 heures complètes de voyage :
| Lieu du coucher | Indemnité journalière d'une personne engagée à honoraires inscrite | Indemnité journalière d'une personne engagée à honoraires non inscrite | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Basse saison (1er novembre au 31 mai) | Haute saison (1er juin au 31 octobre) | Basse saison (1er novembre au 31 mai) | Haute saison (1er juin au 31 octobre) | ||
| Montréal | 204 $ | 219 $ | 235 $ | 252 $ | |
| Québec | 180 $ | 207 $ | |||
| Laval, Gatineau, Longueil, Lac-Beauport, Lac-Delage | 175 $ | 185 $ | 201 $ | 213 $ | |
| Ailleurs au Québec | 153 $ | 157 $ | 176 $ | 181 $ | |
Pour tout voyage de moins de 24 heures ou pour toute période de voyage en excédent de 24 heures ou de l'un de ses multiples :
-
le plein montant de l'indemnité́ prévue, lorsqu'elle est d'au moins 12 heures et comporte la location d'une chambre d'hôtel, avec reçu à l’appui ;
-
50 % du montant de l’indemnité́ prévue, lorsque la période en cause est d’une durée d’au moins 12 heures et ne comprend ni coucher ni location de chambre d’hôtel ou encore lorsqu’elle est d’une durée de 12 à 18 heures et comprend un coucher.
L'indemnité journalière n'est pas applicable aux périodes de voyage de moins de 12 heures. Dans ces cas, seuls les frais de repas sont remboursables jusqu’à concurrence des montants maximums admissibles suivants, incluant les pourboires :
| Repas | Personne engagée à honaires inscrite | Personne engagée à honoraires non inscrite |
|---|---|---|
| Pour le déjeuner | 11,95 $ | 13,75 $ |
| Pour le dîner | 16,40 $ | 18,90 $ |
| Pour le souper | 24,75 $ | 28,50 $ |
Frais pour le matériel spécialisé et la location d’équipement
- Le partenaire culturel a droit à un remboursement pour les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable spécialisé et les frais de location d’équipement dont il est responsable. L’achat de livres constitue aussi une dépense admissible. Le besoin doit être déterminé après entente avec l’école. Une justification des dépenses est requise.
- Le CSS, la CS ou l’école a la responsabilité d’acheter les livres conformément à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1) et à ses règlements. Les établissements scolaires doivent se procurer les livres associés aux visites d’écrivains auprès d’une librairie agréée de leur région administrative.
- Le partenaire culturel a la responsabilité d’acheter, de louer et de transporter le matériel qu’il lui faut. Il peut toutefois demander le soutien du personnel de l’école, si nécessaire.
Frais de préparation et d’administration
Les frais de préparation et d’administration énumérés ci-dessous sont admissibles et ne doivent pas dépasser 15 % du total des autres dépenses admissibles :
- les frais de suppléance qui permettent au personnel enseignant de participer aux différentes phases des projets;
- les frais de soutien technique et informatique pour les ateliers réalisés par visioconférence;
- la papeterie, l’impression de documents, les photocopies.
Dépenses non admissibles
Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :
- les frais liés à la réalisation d’une sortie scolaire;
- les frais liés à la présentation d’un spectacle, professionnel ou non, à l’école ou dans un lieu professionnel;
- les frais d’achat d’équipement permanent, comme :
- l’équipement de scène;
- l’équipement informatique;
- les instruments de musique et les lutrins;
- les appareils photographiques ou caméras vidéo;
- les frais de formation des enseignants et des partenaires culturels;
- les frais de fonctionnement des organismes culturels.
Dates
Écoles publiques :
La date limite pour le dépôt des projets est déterminée par chaque centre de services scolaire et commission scolaire.
Écoles privées :
La date limite pour soumettre des projets d’ateliers ou de sorties de culture scientifique est le 15 octobre.
