Aide financière
Ci-dessous se trouvent les modalités de calcul qui déterminent les frais qui peuvent être remboursés pour les ateliers de culture scientifique tenus à l’école et les sorties scolaires permettant aux élèves de visiter des organismes de culture scientifique. Comme ces visites d'organismes de culture scientifique doivent être financées dans le cadre du présent volet, l’établissement ne peut recevoir une aide financière relevant de la mesure Sorties scolaires en milieu culturel.
Pour être remboursables, les frais doivent être nécessaires, raisonnables et engagés. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école, le centre de services scolaire (CSS) ou la commission scolaire (CS).
Dépenses admissibles
Selon la région et les ressources disponibles, l’aide financière peut atteindre 100 % des dépenses admissibles (ou 75 % pour les établissements d'enseignement privés).
Honoraires
- Les honoraires du représentant d’un organisme de culture scientifique pour un atelier réalisé à l’école ou par visioconférence demeurent à la discrétion de l’organisme. Toutefois, les dépenses admissibles ne peuvent excéder 515 $ par jour de travail par personne.
- Si l'organisme de culture scientifique est assujetti aux taxes, ces dernières sont ajoutées aux honoraires et constituent une dépense admissible.
- Pour les ateliers de culture scientifique réalisés à l’école ou par visioconférence, la journée de travail comporte au maximum trois ateliers.
Droits d’entrée
Les coûts liés à l’admission des élèves et des enseignants pour la visite des organismes de culture scientifique sont admissibles à l’aide financière.
L’école, le CSS ou la CS doivent s’assurer que la somme par élève dépensée pour une activité est raisonnable.
Frais de transport
- Les frais de transport des élèves vers les organismes de culture scientifique de même que ceux engagés par des représentants d’organismes pour se rendre à l’école dans le cadre d’un atelier constituent des dépenses admissibles.
- Le moyen de transport utilisé pour tout déplacement doit représenter le choix le plus économique.
- Pour le déplacement de représentants d’organismes de culture scientifique, les frais réels de transport en commun sont remboursés, tout comme les frais de location de voiture.
- Les frais de stationnement sont remboursés en fonction du coût réel indiqué sur le reçu fourni.
- Exceptionnellement, et après entente, le représentant d’un organisme peut prendre le train ou l’avion pour les déplacements vers des régions éloignées.
Utilisation d’une automobile personnelle
Si l’utilisation d’une automobile personnelle est incontournable, les frais de transport remboursables sont de 0,545 $ par kilomètre parcouru. Des pièces justificatives peuvent être exigées, selon les modalités spécifiées par l’école, le CSS ou la CS.
Les frais liés à l’utilisation d’une automobile personnelle ne sont admissibles que pour les déplacements d’une distance minimale de 25 kilomètres aller‑retour entre l’école et le bureau principal ou le lieu de résidence du ou des représentants de l’organisme. Pour tout déplacement inférieur à 25 kilomètres aller-retour, une indemnité minimale de kilométrage de 13,63 $ peut être réclamée avec une preuve de déplacement (convocation, reçu de stationnement, etc.).
Frais de repas
Voyage de moins de 12 heures sans nuitée
Les frais de repas maximums suivants, qui incluent les taxes et le pourboire, sont remboursés au représentant d’un organisme de culture scientifique :
- déjeuner : 10,40 $ (si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 7 h 30);
- dîner : 14,30 $ (si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 11 h 30 et si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 13 h 30);
- souper : 21,55 $ (si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 18 h 30).
Déplacement comprenant une nuitée
Lorsque le déplacement du représentant de l’organisme de culture scientifique comprend une nuitée, il est possible de demander l’indemnité forfaitaire quotidienne de 46,25 $ sans fournir de reçus pour les repas.
Déplacement au nord du 49e parallèle
Les montants admissibles pour les frais de repas sont majorés de :
- 30 % si les repas sont pris dans un établissement commercial d’une municipalité située entre le 49e et le 50e parallèle;
- 50 % s’ils le sont dans une municipalité située au-delà du 50e parallèle.
Les municipalités suivantes sont cependant exclues :
- Baie-Comeau;
- Port-Cartier;
- Sept-Îles;
- villes et villages de la péninsule gaspésienne.
Frais d’hébergement
- Les frais d’hébergement du représentant d’organisme de culture scientifique peuvent être remboursés selon les montants maximums indiqués ci-dessous, qui excluent les taxes. Ces dernières doivent être remboursées en sus. Une preuve de déplacement peut être exigée, selon les modalités spécifiées par l’école, le CSS ou la CS.
- Le représentant d’un organisme de culture scientifique a droit à une indemnité forfaitaire de 5,85 $ par nuitée.
- Le représentant d’un organisme de culture scientifique peut choisir de recevoir une allocation forfaitaire de coucher (pour dormir chez un parent ou un ami). L’allocation forfaitaire est alors de 22,25 $ pour chaque coucher.
- Les frais de logement réels dans un établissement hôtelier ou tout autre établissement dans les municipalités situées au nord du 51e parallèle sont remboursables.
Hébergement | Basse saison (du 1er novembre au 31 mai) | Haute saison (du 1er juin au 31 octobre) |
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a) Nuitée dans un établissement hôtelier situé sur le territoire de la ville de Montréal | 126 $ | 138 $ |
b) Nuitée dans un établissement hôtelier situé sur le territoire de la ville de Québec | 106 $ | 106 $ |
c) Nuitée dans un établissement hôtelier situé dans les villes de Laval, Gatineau, Longueuil, Lac‑Beauport et Lac‑Delage | 102 $ | 110 $ |
d) Nuitée dans un établissement hôtelier situé ailleurs au Québec | 83 $ | 87 $ |
e) Nuitée dans tout autre établissement (camping, auberge de jeunesse, etc.) | 79 $ | 79 $ |
Frais pour le matériel spécialisé et la location d’équipement
Frais de préparation et d’administration
Les frais de préparation et d’administration énumérés ci-dessous sont admissibles et ne doivent pas dépasser 15 % du total des autres dépenses admissibles :
- les frais de suppléance qui permettent au personnel enseignant de participer aux différentes phases des projets;
- les frais de soutien technique et informatique pour les ateliers réalisés par visioconférence;
- la papeterie, l’impression de documents, les photocopies.
Dépenses non admissibles
Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :
- les frais d’achat d’équipement, comme :
- l’équipement numérique,
- l’équipement informatique,
- l’équipement de robotique,
- les appareils photographiques ou les caméras vidéo;
- les frais de formation des enseignants et des partenaires culturels;
- les frais d’hébergement et de repas des élèves lors de sorties;
- les frais de fonctionnement des organismes de culture scientifique.
Dates
Écoles publiques :
La date limite pour le dépôt des projets est déterminée par chaque centre de services scolaire et commission scolaire.
Écoles privées :
La date limite pour soumettre des projets d’ateliers ou de sorties de culture scientifique est le 15 octobre.