Aspects administratifs

  • L’école doit communiquer avec la ressource culturelle dès que la réponse à la demande d’aide financière est connue. Elle doit signer l’entente après l’acceptation du projet. Si la demande est refusée, la direction d’école doit en aviser la ressource culturelle, qui pourra alors libérer les dates réservées pour l’atelier.
  • Un contrat doit lier la commission scolaire ou l’établissement d’enseignement privé et la ressource culturelle. À cet effet, le document Modèle – Contrat de services entre une commission scolaire et un professionnel (artiste et écrivain), qui tient compte de l’ensemble des points sur lesquels les deux parties se sont entendues, est mis à votre disposition par la Fédération des commissions scolaires du Québec.
  • Les honoraires doivent être versés aux artistes et aux écrivains le jour même des ateliers ou, sinon, dans un délai ne dépassant pas 30 jours. Sauf indication contraire de la part de la ressource culturelle, la commission scolaire ne doit effectuer aucune retenue à la source lors du paiement.
  • L’école doit vérifier si la commission scolaire exige la production d’une facture regroupant toutes les dépenses admissibles pour effectuer le paiement à la fin du projet.
  • L’école doit vérifier si la commission scolaire a d’autres exigences administratives pour faciliter le paiement.
  • L’école ou la commission scolaire peut demander une vérification des antécédents judiciaires de l'artiste ou de l'écrivain avant de lui permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais découlant de cette vérification sont à la charge de l’artiste ou de l’écrivain, et les procédures sont propres à chaque commission scolaire ou établissement d’enseignement privé.

Rapport sur l’utilisation de l’aide financière

Les commissions scolaires qui reçoivent un soutien financier en vertu de ce programme doivent, au plus tard le 30 juin de l'année scolaire en cours, remettre un rapport sur l’utilisation des sommes reçues, au moyen du formulaire Utilisation de l’aide financière – Rapport de la commission scolaire, accessible par le site de Collecte-Info.

Les établissements d’enseignement privés n’ont pas à remplir de rapport sur l’utilisation des sommes reçues. Toutefois, la Direction de l’enseignement privé peut effectuer une vérification des demandes pour lesquelles un soutien financier a été accordé. Les établissements doivent donc conserver les pièces justificatives liées à toute demande pendant une période de trois ans pour référence ultérieure.