Aide financière

Cette section présente les modalités de calcul qui permettent de déterminer les frais totaux qui peuvent être remboursés aux artistes, aux écrivains et aux organismes culturels qui participent à des ateliers culturels à l'école.

La justification des dépenses sera faite selon les modalités spécifiées sous la rubrique « Aspects administratifs ».

Dépenses admissibles

Selon la région et les ressources disponibles, l’aide financière associée au volet Ateliers culturels à l’école peut atteindre 75 % des dépenses admissibles.

Les dépenses admissibles sont les suivantes :

  • les frais d’honoraires liés à la venue à l’école d’artistes, d’écrivains et de représentants d’organismes culturels de même que, s’il y a lieu, les frais liés à la préparation des ateliers, au transport, au séjour et au matériel spécialisé (les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable ou de location d’équipement dont les ressources culturelles sont responsables, le cas échéant, jusqu’à un maximum de 100 $ par jour de présence, tel qu'il est précisé dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.);
  • les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable ou de location d’équipement dont l’école est responsable, jusqu’à concurrence de 500 $ par jour de présence;
  • les frais d’achat de livres, si nécessaire, pour les ateliers d’écrivains, jusqu’à un maximum de 400 $ par jour de présence (pour un remboursement maximal de 300 $), lorsque ces livres ne sont pas déjà disponibles;
  • les frais de préparation et d’administration énumérés ci-dessous, qui ne doivent pas dépasser 15 % du total des autres dépenses admissibles :
    • les frais de secrétariat ou de soutien de l’école pour l’organisation des projets d’ateliers culturels;
    • la papeterie, l’impression de documents, les photocopies;
    • les frais de suppléance qui permettent au personnel enseignant de participer aux différentes phases des projets.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

  • les frais de transport vers des lieux culturels;
  • les frais liés à la présentation d’un spectacle, professionnel ou non, à l’école ou dans un lieu professionnel;
  • les frais d’achat d’équipement, comme :
    • l’équipement de scène,
    • l’équipement informatique,
    • les instruments de musique et les lutrins,
    • les appareils photographiques;
  • les frais de formation des enseignants et des partenaires culturels;
  • les taxes.

Projet réalisé avec un artiste ou un écrivain

L’artiste ou l’écrivain, obligatoirement inscrit au Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre., et la personne responsable de la réalisation de l’atelier culturel à l’école communiquent entre eux pour discuter de son contenu, de sa durée et de la préparation des élèves.

Il importe de mentionner que l’artiste ou l’écrivain peut intervenir plusieurs fois dans un même établissement scolaire et qu’il ne se substitue d’aucune façon à l’enseignant lors de la réalisation d’un atelier. Cela signifie notamment que l’enseignant doit être présent en classe pendant l’atelier.

Par ailleurs, les arrangements doivent obligatoirement être pris avant le dépôt de la demande d’aide financière. Il faut en effet vérifier la disponibilité de l’artiste ou de l’écrivain, planifier les ateliers et calculer le budget en fonction des éléments présentés ci-dessous avant de soumettre le projet.

L’école ou la commission scolaire peut demander une vérification des antécédents judiciaires de l'artiste ou de l'écrivain avant de lui permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais découlant de cette vérification sont à la charge de l’artiste ou de l’écrivain, et les procédures sont propres à chaque commission scolaire ou établissement d’enseignement privé.

Honoraires

  • Les honoraires de l'artiste ou de l'écrivain sont fixés à 325 $ par journée de travail par personne et ne peuvent être négociés à la hausse ou à la baisse. Les honoraires couvrent les frais d’administration et de préparation liés aux rencontres et au travail d’animation.
  • La journée de travail comporte au maximum trois périodes d’une heure si l’artiste ou l’écrivain rencontre trois groupes, ou deux périodes de deux heures s’il rencontre deux groupes. Chaque atelier n’est donné qu’à un groupe à la fois. Le nombre d’élèves par groupe est limité à 35.

Frais de transport

  • Le moyen de transport utilisé pour tout déplacement doit refléter le choix le plus économique.
  • Ainsi, les frais réels de transport en commun sont remboursés tout comme les frais de location de voiture. Si l’utilisation d’une automobile personnelle est incontournable, les frais de transport remboursables sont de 0,43 $ par kilomètre parcouru. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.
    Les frais liés à l’utilisation d’une automobile personnelle ne sont admissibles que pour les déplacements d’une distance minimale de 25 kilomètres aller-retour entre l’école et le bureau principal ou le lieu de résidence de l’artiste ou de l’écrivain. Pour tout déplacement inférieur à 25 kilomètres aller-retour, une indemnité minimale de kilométrage de 10,75 $ peut être réclamée avec une preuve de déplacement (convocation, reçu de stationnement, etc.). Les frais de stationnement sont remboursés en fonction du coût réel indiqué sur le reçu fourni. Exceptionnellement, et après entente, le train et l’avion peuvent être utilisés pour les déplacements dans les régions éloignées.

Frais de repas

Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l'école ou la commission scolaire.

  • Les frais de repas suivants sont remboursés à l’artiste ou à l’écrivain pour un voyage de moins de 12 heures sans nuitée :
    • déjeuner (applicable si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 7 h 30) : 10,40 $ (maximum)
    • dîner (applicable si le départ du bureau principal ou du lieu de résidence se fait avant 11 h 30 et si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 13 h 30) : 14,30 $ (maximum)
    • souper (applicable si le retour au bureau principal ou au lieu de résidence se fait après 18 h 30) : 21,55 $ (maximum)
  • Lorsque le déplacement comprend une nuitée, il est possible de demander l’indemnité forfaitaire quotidienne de 46,25 $ sans fournir de reçus de repas. Pour un déplacement effectué dans une municipalité située au nord du 49e parallèle à l’exception de Baie-Comeau, de Port-Cartier, de Sept-Îles ou encore d’une ville ou d’un village de la péninsule gaspésienne, les frais de repas aux montants admissibles prévus sont majorés de 30 % si les repas sont pris dans un établissement commercial d’une municipalité située entre le 49e et le 50e parallèle, et de 50 % s’ils le sont dans une municipalité située au-delà du 50e parallèle.

Frais d’hébergement

  • Les frais d’hébergement peuvent être remboursés selon les montants indiqués ci-dessous (à l’exclusion des taxes). Une preuve de déplacement peut être exigée selon les modalités spécifiées par l’école ou la commission scolaire.
Hébergement Basse saison 
(1er novembre au 31 mai)
Haute saison 
(1er juin au 31 octobre)
a) Nuitée dans un établissement hôtelier situé sur le territoire de la ville de Montréal 126 $ 138 $
b) Nuitée dans un établissement hôtelier situé sur le territoire de la ville de Québec 106 $ 106 $
c) Nuitée dans un établissement hôtelier situé dans une municipalité au nord du 49e parallèle autre que Baie-Comeau, Port-Cartier, Sept-Îles et qu’une ville ou un village de la péninsule gaspésienne Frais réels couverts Frais réels couverts
d) Nuitée dans un établissement hôtelier situé ailleurs au Québec 102 $ 110 $
e) Nuitée dans tout autre établissement (camping, auberge de jeunesse, etc.) 79 $ 79 $
f) Allocation forfaitaire par coucher (avec facture d’hôtel) 5,85 $ 5,85 $
g) Coucher chez un parent ou un ami (fournir l’adresse de la personne) 22,25 $ 22,25 $

Frais pour le matériel spécialisé et la location d’équipement

  • L’artiste ou l’écrivain a droit à un remboursement maximal de 100 $ par jour pour les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable spécialisé et de location d’équipement. Le besoin est alors indiqué sous la rubrique « Conditions particulières » du Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre., dans la fiche de l’artiste ou de l’écrivain. Ces derniers ont la responsabilité d’acheter, de louer et de transporter le matériel dont ils ont besoin. Ils peuvent toutefois demander le soutien du personnel de l’école, si nécessaire.

Précision pour l’achat de livres dans le cadre d’un atelier d’écrivain

  • Une préparation adéquate doit être faite avec les élèves, selon les caractéristiques de l’atelier proposé dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.. Il est donc conseillé que l’écrivain et l’enseignant s’entendent au préalable sur les modalités de préparation de l’atelier, notamment sur la nécessité de la lecture préalable d’un titre particulier.
  • L’achat de livres n’est pas obligatoire si la nature de l’atelier ne le justifie pas ou si l’établissement possède déjà le nombre de livres nécessaires à la tenue de l’atelier. Le cas échéant, le choix des titres et le nombre de livres nécessaires pourront être déterminés lors de l’entente préalable entre l’écrivain et l’enseignant, en fonction de la nature de l’atelier, du nombre d’élèves et des modalités pédagogiques. Pour ce faire, ils peuvent s’inspirer des titres suggérés dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. ou déterminer avec l’écrivain le choix d’un autre de ses titres en rapport avec l’atelier et approprié pour les élèves.
  • L'achat de livres de l'écrivain invité est une dépense admissible pouvant atteindre un maximum de 400 $ par jour de présence (pour un remboursement maximal de 300 $). Cette dépense doit être incluse dans la présentation d'un projet d'atelier culturel à l'école.
  • La commission scolaire ou l’école a la responsabilité d’acheter les livres conformément à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1) et à ses règlements. Les établissements scolaires doivent se procurer les livres associés à la visite d’écrivains auprès d’une librairie agréée Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. de leur région administrative.

Taxes

  • L’école doit prévoir la TPS et la TVQ après avoir vérifié dans le Répertoire de ressources culture-éducation Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. si l’artiste ou l’écrivain y est assujetti.
  • Les taxes constituent des dépenses non admissibles au programme et sont, par conséquent, assumées par le milieu scolaire.

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Projet réalisé avec un organisme culturel

L’école doit calculer les coûts liés à la participation d’un organisme culturel de concert avec celui-ci, lors de la planification. Les honoraires du personnel participant, les frais de déplacement, les frais d’administration et les coûts relatifs au matériel sont admissibles. Toutefois, les dépenses courantes (frais de fonctionnement) d’un organisme ne sont pas admissibles.