Demande de délivrance de permis pour un établissement d’enseignement privé au collégial

Au Québec, l’enseignement collégial constitue la porte d’entrée de l’enseignement supérieur. Il contribue au développement personnel et à l’insertion professionnelle de l’étudiant qui peut, au terme de sa formation, poursuivre ses études dans un établissement universitaire ou accéder au marché du travail.

Toute personne morale ou organisme qui, pour son propre compte, avec ou sans but lucratif, désire tenir un établissement d’enseignement privé pour y dispenser les services de l’enseignement collégial, doit déposer une demande de délivrance de permis pour devenir un établissement d’enseignement collégial privé. Il faut être titulaire d’un permis du ministère de l’Enseignement supérieur (MES) pour offrir des services éducatifs conduisant à l’obtention d’un diplôme d’études collégiales (DEC) ou d’une attestation d’études collégiales (AEC).

L’enseignement collégial privé au Québec s’inscrit dans le cadre légal et réglementaire suivant :

• Loi sur l’enseignement privé (chapitre E-9.1) ;
• Règlement d’application de la Loi sur l’enseignement privé (chapitre E-9.1, r. 1) ;
• Règlement sur les établissements d’enseignement privés au collégial (chapitre E-9.1, r. 4) ;
• Règlement sur le régime des études collégiales (chapitre C-29, r. 4) .

À compter du 2 septembre 2020, les demandes de délivrance de permis en vue d’offrir des services éducatifs pour l’année scolaire 2022-2023 doivent être déposées par l’intermédiaire du système ETAPE.

Pour obtenir un permis, le demandeur doit suivre les étapes ci-dessous. Le programme d’études peut être offert en français ou en anglais. S’il est prévu en anglais, tous les formulaires et les documents déposés au Ministère doivent être rédigés en français en vertu de la Politique linguistique gouvernementale.

1. Déterminer le niveau des services éducatifs (formation professionnelle FP ou formation collégiale) et le type de sanction (attestation ou diplôme) visés par le permis en consultant la liste des programmes d’études collégiales ou le site Web InforouteFPT.org . Pour le collégial, les services éducatifs visés ont pour but de conduire à un DEC ou à une AEC. Pour ceux de la FP, les services éducatifs visés conduisent au DEP ou à une ASP. Si tel est le cas, veuillez communiquer avec la Direction de l’enseignement privé.
2. Remplir toutes les sections du formulaire ETAPE  et y joindre tous les documents demandés. Ce dernier doit être déposé au plus tard le 1er septembre précédant l’année scolaire prévue pour l’ouverture de l’établissement. Un code d’utilisateur et un mot de passe sont nécessaires pour accéder à ce formulaire. Pour les obtenir, veuillez remplir le formulaire de demande d’accès au système ETAPE et le retourner, accompagné de la résolution du conseil d’administration par courriel .
   
   Des capsules vidéo de formation sur le fonctionnement du système ETAPE sont disponibles. Les capsules 1, 2, 5 et 6 concernent le secteur collégial.
3. Démontrer que l’établissement dispose des ressources humaines et matérielles requises et adéquates ainsi que des ressources financières suffisantes pour offrir les services éducatifs visés par la demande. Il faudra notamment joindre au formulaire ETAPE les documents ci dessous.
   • Ressources humaines :
     Les curriculums vitae du personnel de direction et du personnel enseignant pressentis ainsi que l’organigramme de l’établissement. Il est pertinent qu’il y ait des gens possédant de l’expérience dans le milieu collégial québécois parmi le personnel de l’établissement.
   • Ressources matérielles :
     Le certificat d’occupation ou un document officiel délivré par la municipalité, le certificat de sécurité incendie, le plan du bâtiment et la description des locaux et des équipements. S’il s’agit d’une location, il faudra également fournir le bail valide pour une durée minimale de trois ans ou un projet de bail ou une entente de bail valide jusqu’au 30 juin de l’année en cours et qui indique que la durée du bail serait d’au moins trois ans. S’il s’agit d’une construction à venir ou de la rénovation d’un bâtiment, il faudra également joindre le calendrier de réalisation du projet, l’acte de propriété ou le document attestant l’option d’achat du terrain où sera érigé le bâtiment, l’estimation du coût des travaux effectués par l’entreprise de construction retenue ou par un architecte ainsi que la mise de fonds ou l’offre de financement d’une institution financière pour la réalisation du projet. S’il s’agit d’une nouvelle acquisition, il faudra également joindre le contrat d’achat ou l’offre d’achat.
   • Ressources financières :
     Si le demandeur est déjà en activité, c’est-à-dire s’il est immatriculé au Registraire des entreprises du Québec depuis au moins un an, il faut transmettre les états financiers audités de l’entreprise avec ses notes complémentaires, conformément aux Normes canadiennes d’audit. Ces états financiers doivent être à jour (correspondre à la date de la fin de la dernière année financière de l’entreprise). Le rapport de l’auditeur indépendant doit obligatoirement être signé par l’auditrice ou l’auditeur, qui doit être autorisé à pratiquer au Canada. Tous ces documents doivent être en français.
     Si le demandeur n’est pas déjà en activité, c’est-à-dire s’il est immatriculé au Registraire des entreprises du Québec depuis moins d’un an, il faut transmettre un bilan financier d’ouverture audité de l’entreprise avec ses notes complémentaires, conformément aux Normes canadiennes d’audit. Le bilan financier d’ouverture de l’auditeur indépendant doit obligatoirement être signé par l’auditrice ou l’auditeur, qui doit être autorisé à pratiquer au Canada. Tous ces documents doivent être en français.
     Si le demandeur est déjà en activité ailleurs au Canada ou ailleurs dans le monde et qu’il est immatriculé au Registraire des entreprises du Québec depuis moins d’un an, le bilan financier d’ouverture audité de l’entreprise avec ses notes complémentaires, conformément aux Normes canadiennes d’audit, doit détailler les ressources financières mises à la disposition de sa division au Québec. Le bilan financier d’ouverture de l’auditeur indépendant doit obligatoirement être signé par l’auditrice ou l’auditeur, qui doit être autorisé à pratiquer au Canada. Tous ces documents doivent être en français.
4. Joindre au formulaire ETAPE d’autres documents, dont :
   • le formulaire Demande de codification d’un programme conduisant à l’attestation d’études collégiales (AEC) si la demande concerne l’offre de ce type de programme d’études;
   • le cahier de programme d’études conduisant à l’AEC;
   • une lettre d’intention d’une compagnie d’assurance attestant la délivrance d’un cautionnement conditionnel à l’obtention du permis ou tout autre mode de cautionnement prévu aux exigences légales. Le montant et les modes de cautionnement sont déterminés à la section IV du Règlement d’application de la Loi sur l’enseignement privé .
5. Payer les frais exigés en cas de réponse favorable à la délivrance du permis. Ces frais seront demandés à la fin du traitement du dossier lorsque la demande aura été autorisée par le Ministère. Le montant est déterminé à l’article 7 du Règlement d’application de la Loi sur l’enseignement privé .

Le ou les programmes d’études demandés conduisant à une AEC doivent être rédigés selon le modèle de l’approche par compétences en vigueur au Québec. Pour la rédaction du cahier de programme, vous pouvez consulter les documents suivants :

• Guide de conception et de production d’un programme d’études techniques ;
• Balises de codification et de modification des programmes d’études conduisant à une attestation d’études collégiales (AEC) disponible sur demande à l’adresse courriel

Le traitement du dossier est pris en charge par le Ministère et le traitement de la demande s’échelonne généralement du 1^er septembre au 30 juin de l’année scolaire. Des renseignements additionnels pourront être demandés pour compléter la demande, si nécessaire.

Après une analyse préliminaire de la demande, si cette dernière est recevable et conforme aux exigences ministérielles, voici les grandes étapes du cheminement d’un dossier :

• analyse complète de la demande ETAPE;
• analyse du ou des cahiers de programme d’études;
• visite de l’établissement;
• dépôt du rapport d’analyse à la Commission consultative de l’enseignement privé (CCEP) ;
• réception de l’avis de la CCEP;
• rédaction d’une note ministérielle;
• réception de la décision des autorités ministérielles;
• transmission écrite de la décision ministérielle à l’établissement.

Dans le but d’accueillir des étudiants étrangers pour une formation de plus de six mois, les établissements d’enseignement privés doivent d’abord détenir un permis du Ministère pour ensuite obtenir un numéro d’établissement d’enseignement désigné (EED). Ainsi, il faut d’abord qu’ils accomplissent la démarche pour déposer une demande de délivrance de permis.

Advenant que l’établissement obtienne un permis, le Ministère s’occupera du suivi de la demande d’un numéro EED.

Advenant que la délivrance de permis soit autorisée, le Ministère fera un suivi auprès du collège, car ce dernier est tenu de se doter des politiques institutionnelles suivantes :

• une politique conforme à la Loi visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel dans les établissements d’enseignement supérieur ;
• une politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages (PIEA);
• une politique institutionnelle d’évaluation des programmes d’études (PIEP).

Un collège détenant un permis du Ministère est également tenu de transmettre annuellement :

• des données dans les différents systèmes informatiques du Ministère, notamment sur les inscriptions et la réussite des étudiants;
• des redditions de comptes;
• ses états financiers audités.